Как доказывать использование легковых автомобилей

В том случае, если предприятие хочет зачитывать 100 процентов налога с оборота при приобретении и расходах по эксплуатации легкового автомобиля, а также не платить налог со спецльготы, то необходимо обеспечить такое положение, при котором невозможно использовать легковой автомобиль в целях, не связанных с предпринимательством.

Заявление о том, что на предприятии обеспечено использование автомобиля только для предпринимательства, представитель предприятия может сделать и устно, и это является доказательством при контроле соответствующих обстоятельств. Но такое заявление можно счесть голословным в том случае, если невозможно точно выяснить, каким именно образом обеспечивается использование автомобиля исключительно для предпринимательства.Хотя закон не разъясняет, какими доказательствами налогоплательщик должен подтвердить связь расходов с предпринимательством (и облагаемым оборотом), суды уточнили, что налогоплательщик должен организовывать свою предпринимательскую деятельность так, чтобы хозяйственные сделки были должным образом задокументированы и обстоятельства, необходимые для выяснения налоговых обязательств, можно было проверить [ССЫЛКА1]. Суд также указал, что хозяйственные сделки могут быть подтверждены только счетами, но для этого счета должны быть ясными, убедительными и конкретными [ССЫЛКА2].

Такие же условия действуют и при зачете налога с оборота по расходам, связанным с легковым автомобилем (в том числе с его приобретением), и при доказательстве использования автомобиля исключительно в целях предпринимательства – это означает, что использование легкового автомобиля за налоговый период должно быть проверяемым и при обращении налогового управляющего налогоплательщиком доказуемым (есть решение предприятия, работники осведомлены и использование отслеживается). 

Для объяснения того, на что должен обращать внимание и учитывать владелец/ответственный пользователь легкового автомобиля, используемого исключительно в целях предпринимательства, если налоговый управляющий желает проверить целевое использование автомобиля, приводим в качестве примера упрощенные вопросы, на которые советуем найти ответы. Перечень вопросов не окончательный, но должен дать представление о том, на что мы [Налогово-таможенный департамент] обращаем внимание.

 

Как обеспечивается положение, при котором легковой автомобиль не используется для личных поездок? Каков месячный пробег автомобиля? Кто использует или может использовать автомобиль? Каков расход топлива автомобиля (если на предприятии несколько автомобилей, важно выяснить расход топлива каждого)? Какие поездки совершались на автомобиле – как пробег связан с предпринимательством? Были ли в проверяемый период выписаны штрафы (нарушение правил дорожного движения, штрафы за парковку)? Если автомобилей больше, чем работников, то это должно быть убедительно обосновано.

Следующие обстоятельства также указывают на то, что речь идет об автомобиле, который используется не только для предпринимательства:

- в техпаспорте автомобиля указаны лица, не связанные с предприятием; - в автомобиле установлено не связанное с предпринимательством оборудование (бокс для лыж, рама для велосипедов, детское сиденье и т.д.); - на предприятии автомобилей больше, чем пользователей, и нет убедительного   обоснования того, что автомобили приобретены для нужд предпринимательства, а не в интересах связанных лиц; - на предприятии, где только один член правления (который может быть и единственным собственником), отсутствуют работники, у члена правления или в его семье нет автомобиля для личных поездок.

Для того, чтобы налогообязанному лицу было проще ответить на наши вопросы и показать, что легковой автомобиль, используемый исключительно для предпринимательства, действительно используется по назначению и исключена возможность совершать личные поездки, можно вести учет, например, нижеследующим образом.

! Отмечаем, что это не единственный возможный вариант и предприниматель может вести учет иным достоверным способом. Прежде всего предприниматель должен решить, можно или нельзя на автомобиле совершать личные поездки. О решении необходимо также известить работников.

Для легковых автомобилей, используемых исключительно для предпринимательства, предприятие составляет порядок использования. Это внутренний документ, в котором ясно зафиксирована тематика, связанная с легковым автомобилем, и при контроле предприятие может его предъявить.

В порядке использования автомобиля: - установлено, что личные поездки не разрешены; - установлено место парковки автомобиля в то время, когда рабочие поездки не совершаются, и в том случае, если место парковки отличается от места деятельности коммерческого объединения, приведена экономическая причина, по которой целесообразно держать автомобиль именно в указанном месте; - зафиксировано, кто использует транспортное средство и как организовано использование (например, заключены ли с работником договора на использование, где установлены условия; если автомобиль используют несколько работников, то как организован возврат ключей и т.д.).

В дополнение к порядку использования нужно также следить за реальным использованием, чтобы исключить возможность личных поездок. Например, если порядок использования автомобиля предписывает не совершать личные поездки и в конце рабочего дня парковать автомобиль на стоянке предприятия, то это должно контролироваться предпринимателем.

Для обеспечения контролируемости вместе с порядком использования можно вести учет на основании установленного в автомобиле устройства GPS или следующих показателей: - ежемесячное фиксирование начальных и конечных показаний одометра, чтобы можно было установить месячный пробег; - имена и адреса клиентов, партнеров и других, к кому в этом месяце ездили (если эту информацию можно получить в другом месте, то двойной учет не нужен); - пояснения относительно рабочих поездок, если они совершаются частично и в личных интересах. Например, поездки домой или парковка дома (если автомобиль используется исключительно для предпринимательства, но в один вечер на нем надо поехать домой, так как на нем рано утром надо ехать в командировку).

Для ведения учета есть несколько возможностей, например, можно использовать системы/приложения автоматического учета поездок или путевой лист, которыми или прилагаемыми к которым доказательствами можно подтвердить связь поездок с предпринимательством (например, указано имя или имена клиентов, связанных с целью поездки, приложена информация о заправке –таким образом можно сравнить количество чеков на топливо и количество отраженных заправок).

 

 

С нового года использование легкового автомобиля работодателя для личных поездок облагается налогом на основании мощности транспортного средства. Размер стоимости специальной льготы для автомобилей в возрасте до 5 лет составляет 1,96 евро за киловатт; для автомобилей, возраст которых превышает 5 лет – 1,47 евро за киловатт. Результатом такого учета стала отмена обязанности ведения дневника поездок для лекговых автомобилей, что сокращает административную нагрузку как для предприятий, так и для Налогово-таможенного департамента. Однако излишне высокая цена специальной льготы сводит почти на нет положительное влияние изменений. В ходе рассмотрения законопроекта Торгово-промышленная палата предложила установить более низкую ставку налога, однако эта инициатива, к сожалению, не была принята во внимание.

Если легковой автомобиль вообще не используется для поездок, не связанных с предпринимательской деятельностью, то при вводе транспортного средства в эксплуатацию фирма должна известить об этом Департамент шоссейных дорог. В таком случае нет необходимости уплачивать и налог на специальную льготу.

Порядок использования личных лекговых автомобилей для рабочих поездок с нового года не изменился.

Дополнительная информация: стоимость специальной льготы за использование служебного автомобиля будет рассчитываться на основании киловаттов