5 важных шагов подготовки к аудиту

В любом случае этот процесс может быть планируемым и в смысле временных затрат, и в смысле объемов работы для обеих сторон – как для финансового директора/бухгалтера предприятия, так и для аудитора, что позволяет руководить объемом работы.

Вот некоторые ключевые слова и советы, которые могут пригодиться.

Договор подряда обязателен по закону и должен быть заключен до начала аудита. Заключение договора обязательно потому, что защищает права сторон и позволяет договориться об обязательствах (например, обязательство хранить тайну, время и сроки выполнения работ).

Отношения и общение между аудитором и предприятием могут быть круглогодичными, чтобы оперативно решать возможные возникающие вопросы (например, если предприятие презентует новую категорию услуг или если оно заключило сложную сделку). Таким образом, полезно установить реальный рабочий контакт с соответствующими специалистами. Наличие определенного контакта в аудиторской фирме помогает быстрее найти правильных специалистов, компетенции и решения, а также заметно увеличивает преданность и взаимопонимание.

Для того чтобы совместная работа ладилась, важно согласовать план работ. Кульминация аудита – подтверждение решения аудитора в Центре регистров и инфосистем (RIK), но это – результат процесса. Процесс — это ряд событий и действий, которые надо системно расположить между другими действиями наиболее подходящим образом. Таким образом, план совместных работ (промежуточные сроки, промежуточные заключения, инвентуры, посещения предприятия аудитором и т.д.) помогает успешно достичь конечной цели.

В ходе аудита предприятие предоставляет аудиторской фирме различные документы, касающиеся предприятия. Документы могут быть как на бумаге, так и в цифровом виде. В любом случае лучше договориться о том, по каким каналам (например, электронная почта или электронная среда) и в каком формате данными/документами лучше обмениваться и как защищать их содержание от пропаж и утечек. Решение эстонской ИД-карты, например, позволяет зашифромать данные так, что постороннему лицу они недоступны.

Располагая финансовыми отчетами предприятия, аудитор всегда может заранее сказать, какие документы потребуются для проведения аудита. Таким образом, стоит всегда смело просить список этих документов заранее, чтобы было время спокойно подготовить пакет документов. В то же время важно понимать, что это все – базовые документы и всегда нужны дополнительные (например, конкретные счета или акты), хотя, составив предварительный список, можно выиграть время для гладкого проведения аудита как процесса.

 

Autor: Моника Пеэтсон старший аудитор Deloitte Eesti