Новые тренды в мире конференций – чего ожидают от корпоративных мероприятий?

Распространенный тренд – проводить конференции и семинары максимально дружелюбным к окружающей среде образом. Чаще всего мероприятия хотят провести, не нанося вред природе и думая о повторном использовании продуктов: не только в плане питания, но и при подготовке помещений. Например, если семинар проводится для 100 человек, можно заметить, что затраты на энергию, еду, воду и т.д. достаточно большие. Но их можно уменьшить небольшими изменениями.  

При организации мероприятий мы следуем принципам Meet With Purpose, цель которых – провести мероприятие безопасно для окружающей среды. На кофейных перерывах используем местные сезонные продукты, например, ягоды, рыбу и хлеб, по возможности покупаем их у мелких производителей. К тому же, при проведении мероприятия для нас важно оставить после себя как можно меньше мусора. Возможностей много. Например, на каждом кофейном перерыве не нужно брать новую чашку, каждому человеку следует дать  стаканчик с его именем, который можно использовать повторно. В целях сохранения бумаги предпочитаем электронный процесс регистрации и т.д.

 

Обычно, на кофейных перерывах можно найти столы с кофе и закусками. При выборе темы ограничений нет – деревенский стиль кантри, дары природы, космос, актуальная сейчас EV 100. Конечно, следует спросить у поставщика услуг, как выбрать наиболее увлекательную тему.

Интересно составленный кофейный перерыв радует глаз и делает мероприятие более запоминающимся. К тому же, между кофейными перерывами для ободрения духа можно предложить дополнительные занятия. Например, одну часть семинара можно провести вокруг стоячего стола, предложив людям больше двигаться, или предоставить им возможность во время перерыва выйти на свежий воздух. Есть вариант создать зону отдыха, где можно будет послушать музыку в наушниках или получить экспресс-массаж. Какими будут дополнительные занятия, зависит от размера мероприятия и количества человек.

 

В помещениях контор может быть все необходимое для проведения собраний для небольшого количества человек, но проведение встреч в другой обстановке тоже имеет свои плюсы. Новое место вдохновляет и благоприятствует появлению свежих идей.

Часто такие мероприятия не планируются заранее, и на их организацию не хотят тратить много времени. Поэтому появился новый тренд – предлагать аренду помещений на гибких условиях. Для подготовки к собранию или мозговому штурму не нужно заключать сложных договоров, бронирование проходит очень просто и не требует предоплаты, кофейный перерыв или обед можно организовать на месте. Это развязывает руки заказчику мероприятия, и на организацию небольшого собрания не уходит много времени.

 

Чаще всего семинары и конференции бывают содержательными и информативными – это изнуряет и утомляет. Еще один распространенный способ сделать мероприятие лучше – продолжить его вне помещения, где проводился семинар. Например, можно закончить день в расслабляющем спа. Это хорошая возможность обменяться впечатлениями в более свободной обстановке, ведь часто после обучения или семинара все спешат домой, и на обсуждение времени не остается. 

Следует обсудить свои мысли с поставщиком услуги. Не стоит придерживаться традиционных форматов, нужно думать более творчески. Многие т.н. идеи из ящика очень просто осуществить и сделать мероприятие незабываемым.

 

Autor: Даниэль Хаберсаттер исполнительный директор Hilton Park Таллинн