Что делать с личными данными

24 ноября 2016, 14:15

Фото: Unsplash

Персональные данные играют важную роль в трудовых отношениях. Как при поиске подходящего работника, так и позднее, в ходе трудовых отношений на основании договора или после прекращения трудовых отношений работодатель должен накапливать и обрабатывать определённого рода сведения о работнике. Среди представленных работником данных существуют и такие, к обработке которых установлены специальные требования.

1. Этап найма

l Определите данные, необходимые для принятия решения о найме.
l Запрашивая данные, исходите из специфики предлагае­мого рабочего мес­та и требований, которым работник должен соответствовать, а также данных, на основании которых можно принять решение относительно пригодности кандидата для данного места работы.
l Не задавайте вопросов о частной жизни и не просите данных, не связанных с оценкой пригодности к работе.
l Не задавайте вопросов и не требуйте предоставления данных, которые указывают на возможность дискриминации или неравного обращения.
l Не запрашивайте персональные данные деликатного характера.
l При изучении сведений о лице также исходите из круга данных, определённых как необходимые для принятия решения о найме.
- Публичные источники (соцсети, блоги, виртуальные фотоальбомы, открытые данные реестров, судебные акты, официальные сообщения и т.д.) – сообщите кандидату о найденных в них данных и дайте ему возможность прокомментировать.
- Источники, не являющиеся публичными (архивные данные реестра наказаний, прежние работодатели и т.д.) - для запроса таких данных необходимо согласие кандидата.
l Для тестирования кандидата необходимо его согласие. Результаты тестирования должны быть необходимы для оценки пригодности кандидата к работе.
l При использовании автоматизированных тестов, кандидату необходимо разъяснить процесс и условия проведения теста и предоставить ему возможность возразить относительно его выпадения из числа кандидатов.
l Данные о кандидатах, которые не прошли отбор, можно без их согласия хранить до окончания процесса найма или до окончания срока возможности оспорить обстоятельства, связанные с кандидатами.
l Для того, чтобы в дальнейшем можно было предложить работу кандидату, который оказался не выбранным, у него надо получить согласие на сохранение данных о нём. Сообщите кандидату, какие данные и в течение какого срока вы намерены хранить и узнайте, хочет ли он, чтобы эти данные были переданы, например, другим предприятиям группы или другим лицам.
l О кандидате, который был принят на работу, могут сохраняться те данные, которые необходимы в период трудовых отношений для выполнения обязанностей, вытекающих из трудового договора или закона.

2. В течение срока действия трудового договора

l Определите, какие сведения о работнике необходимы для выполнения обязанностей, вытекающих из закона о трудовом договоре. Эти данные могут обрабатываться без согласия.
l Обязательные данные трудового договора – имя и фамилия, личный код, адрес мес­та жительства.
- Данные об оплате труда и номер банковского счёта.
- Сведения, необходимые для предоставления возможнос­ти работнику пользоваться правами, связанными с личными и семейными обязанностями (например, различные виды отпусков). Запрашивайте эти данные в том случае, если работник выразит желание воспользоваться этими правами.
l Для использования этих данных в других целях необходимо согласие работника.
Другие персональные данные могут собираться и обрабатываться только с согласия работника.
l Обычно для опубликования имени и фамилии, фотографии и контактных данных работника на домашней странице необходимо согласие работника.
l Обычно для передачи персональных данных работника третьим лицам (в т. ч. другим предприятиям группы) необходимо согласие работника.
l Для передачи персональных данных обработчикам, находящимся в государствах, расположенных за пределами ЕС и имеющих достаточный уровень защиты данных, необходимо согласие работника или разрешение Инспекции по защите данных.
l Обработка персональных данных деликатного характера предполагает регистрацию в Инспекции по защите данных или назначение лица, ответственного за защиту данных.
l При проверке работника (отслеживание электронных средств коммуникации, при помощи средств мониторинга, осмотр работника или его вещей, установление состояния опьянения):
- уважайте приватность работника и выберите способ проверки, который не нарушает его основные права;
- поставьте цель проверки и убедитесь, что избранный способ проверки пропорционален поставленной цели;
- не используйте сведения, собранные с одной конкретной целью в других целях;
- сделайте проверку прозрачной: сообщите работнику о проверке и ознакомьте его с условиями проверки, а также с правами работника в связи с проверкой.

3. После расторжения трудовых отношений

l Поле расторжения трудовых отношений уничтожьте или закройте все ненужные данные о работнике.
l Некоторые документы необходимо хранить без согласия работника в течение предусмотренного законом срока или до окончания срока данных по требованиям, вытекающим из соответствующих трудовых отношений.
l Такими документами и сроками давности являются:
- трудовой договор в форме письменного документа и решения по обследованиям состояния здоровья – 10 лет;
- результаты анализа рисков безопасности труда и гигие­ны труда, а также данные расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – 55 лет;
- первичные бухгалтерские документы – 7 лет;
- срок давности для требований по оплате труда – 3 года;
- срок давности по требованиям, предъявляемым о признании прав и в защиту нарушенных прав, вытекающих из трудовых отношений – 4 месяца;
- срок для оспаривания правильности отказа от трудового договора - 30 календарных дней;
- требование работодателя к работнику о возврате вознаг­раждения за труд и другие денежные требования, вытекающих из трудовых отношений, - 12 месяцев.
l Другие связанные с трудовыми отношениями документы после прекращения трудовых отношений могут храниться с согласия работника.

4. Права работника

l Работник вправе знакомиться с собираемыми о нём сведениями и требовать, чтобы были устранены или исправлены данные, которые не соответст­вуют действительности.
l Работник имеет право требовать от работодателя, чтобы ему сообщили:
- персональные данные о нём;
- цели обработки персональных данных;
- состав и источники персональных данных
- данные о третьих лицах или категории третьих лиц, которым разрешается передача персональных данных;
- данные о третьих лицах, которым направлены его персональные данные;
- имя (наименование) обработчика персональных данных или его представителя, а также адрес и иные контактные данные обработчика персональных данных;
- работник вправе в любое время отозвать данное им согласие на обработку.
l Если обработка персональных данных не допускается законом, работник вправе потребовать:
- прекращения обработки персональных данных;
- прекращение обнародования персональных данных или прекращение доступа к этим данным;
- уничтожения или закрытия собранных персональных данных.
l Работник имеет право при нарушении его прав при обработке его персональных данных обратиться в Инспекцию по защите данных или в суд и потребовать возмещения причинённого вреда.

5. Получение согласия

l Согласие должно основываться на свободном волеизъявлении работника, не рекомендуется включать это согласие в условия трудового договора.
l В согласии должны быть чётко определены:
- данные, на обработку которых даётся согласие;
- цель обработки данных;
- лица, которым могут передаваться данные;
- условия передачи данных третьим лицам;
- права работника в части дальнейшей обработки его персональных данных.
l В общем случае согласие должно даваться в письменно-воспроизводимой форме. NB! для обработки персональных данных деликатного характера всегда необходимо письменное согласие.
l Согласием не считается молчание или бездействие.
l Согласие может быть час­тичным и условным.
l Если согласие даётся вместе с другим волеизъявлением, то согласие лица должно быть ясно различимым.
l Согласие может дать только работник, обладающий полной дееспособностью, то есть совершеннолетний работник (не менее 18 лет).
l Наличие согласия должен доказывать работодатель.
l В случае спора надлежит основываться на предпосылке, что работник не давал согласия на обработку своих персональных данных.
l До запроса согласия работнику необходимо разъяснить, к кому тот может обратиться, если у него возникнут воп­росы или претензии относительно обработки его персональных данных либо их исправления.
l Согласие действительно в течение жизни работника и 30 лет после его смерти.
l Согласие может быть отозвано в любой момент времени.

    Пиркко-Лийс Харкмаа
    главный редактор справочника,
    присяжный поверенный
    адвокатского бюро COBALT
Ключевые слова
Рассылка dv.ee
Хотите получать свежие экономические новости на свой e-mail? Подпишитесь на рассылку dv.ee!

* E-mail:

* Имя:

Спасибо, что присоединились к рассылке новостей dv.ee!

Мы отправили вам на е-mail письмо, подтверждающее вашу подписку.

Если письма нет, то проверьте, правильно ли ввели все данные. Вопросы по адресу liis.rush@aripaev.ee.

На эту же тему
Новости
совладелец Tahe Outdoors Янек Похла.
06:54 16 ноября 2017
Эстонцы внедряются в сёрфинг-бизнес Совершившая в этом столетии две крупные сделки фирма по производству снаряжения для водных видов спорта Tahe Outdoors, заключила очередную значимую для истории предприятия сделку – инвестировала в...
Построй свой дом

Почему именно сейчас лучшее время для создания парка солнечных панелей?

Как эффективно управлять бюджетом?

Как начинающие предприниматели могут сэкономить время и деньги на бухгалтерских расходах?

Блог клиента
Газета в формате PDF
Юридическая информация
Юбиляры
ТОПы Äripäev
Mероприятия
Полезные предложения