Автоматизация офисной работы побуждает работников творчески подходить к выполнению своих задач и приносит прибыль

Крупнейший в Эстонии производитель мягкой мебели OU Bellus Furniture автоматизировал процесс ввода заказов и логистической информации.  По словам владельца компании Рольфа Реландера, сотрудники сразу поняли, что от упрощения офисной работы выиграют все, а те, работу которых должны облегчить роботы, взяли инициативу в свои руки. "Для клиентов ничего не изменилось: заказы буквально через пару минут поступают в нашу систему и систему партнеров по логистике, что уменьшает вероятность ошибок, которые может допустить человек при вводе данных вручную, что в значительной мере ускоряет процесс".

Благодаря автоматизации, обслуживающие клиентов сотрудники могут больше заниматься общением и развитием отношений с клиентами. Они испытывают меньше стресса, они лучше мотивированы, а на время отпусков им проще найти замену. "Ручной ввод сотен заказов связан со значительным стрессом, а рутинность работы увеличивает вероятность появления ошибок при вводе. От автоматизации выигрывают все", - отметил Реландер.

Юхан-Мадис Пукк добавил, что, как правило, автоматизация работы не связана с большими расходами, но мысль об этом пугает руководителей - что же тогда будут делать их сотрудники. "На самом деле, вопрос заключается в производительности труда: документирование процессов поможет найти места и дополнительное время, благодаря чему люди могут заняться более интересной и важной работой и повысить эффективность компании".

Роботу стоит оставить рутину, а человеку - творческую работу

Это не только способ сократить расходы. Нередко компании сталкиваются с нехваткой рабочей силы. "В таком случае стоит также пересмотреть существующие процессы: возможно, что-то лучше перепоручить роботам. Компьютер имитирует человека, выполняя некоторую работу более быстро и точно. С другой стороны, современный уровень развития технологий не предполагает наличия у компьютера творческого мышления. Творческая работа и свобода принимать решения должны остаться за людьми", - рассказал Пукк.

Чем раньше Эстония как э-государство начнет процесс роботизации, тем проще ей  будет. Сегодня наши показатели эффективности труда значительно уступают показателям других стран Европейского союза, но роботизация может помочь нам улучшить свои позиции. Робот поможет людям справляться со скучной и рутинной работой, такой как ввод данных и перемещение в нужное место. Молодежь не хочет этим заниматься, и если мы не будем достаточно инновационными для современных молодых людей, то завтра следующее поколение к нам уже не придет.

Автоматизация офисной работы окупается менее чем за год

"Мы еще не знаем, как будут работать компании через 10-15 лет, но мы хорошо помним, что хотя появление Excel уменьшило кипы бумаг, рабочие места никуда не исчезли, зато сотрудники стали более эффективно работать. Все хотят хорошо жить и иметь удобные условия труда, предполагая, что даже у низкооплачиваемого сотрудника должен быть свой смартфон, лаптоп и интернет.  Для этого необходимо повысить эффективность и добиться роста экономики. То есть, работать с умом", - пояснил Пукк.

Автоматизация дает возможность идти в ногу со временем и открывать для компании новые возможности, которые помогут быстрее и эффективнее добиться поставленных целей. Автоматизация - это недорогой, быстрый проект, который после внедрения начнет приносить конкретную прибыль. Автоматизация не мешает производственному процессу и позволяет людям выполнять работу с более высокой добавочной стоимостью.

Например, производственный процесс начинается с оформления заказа и завершается доставкой товара клиенту. На протяжении всей этой цепочки требуются люди, машины и сырье. Все это сопровождается информацией, которая должна передаваться автоматически, максимально быстро и не должна содержать ошибок. Как сделать так, чтобы информация передавалась быстро и без усилий? Опять на помощь приходит роботизация.

Опыт компании Knowit показывает, что автоматизация окупается менее чем за год. В качестве примера можно привести фирму недвижимости, где маклерам приходилось каждое утро собирать информацию из разных источников и составлять список звонков, которые необходимо сделать в течение дня. Каждый маклер ежедневно тратил на это около получаса. После автоматизации процесса, каждое утро в почтовом ящике их уже ждало письмо, содержащее таблицу с телефонными номерами. У другого клиента компания Knowit автоматизировала значительную часть бухгалтерского учета, освободив людей от нудного и отнимающего время переноса цифр из одной программы в другую. Помимо экономии времени, исключаются ошибки, и улучшается качество информации.

Если вы заинтересовались возможностями автоматизации, свяжитесь с нами!

Юхан-Мадис ПуккТел.: +372 5666 9827эл. почта: [email protected]www.knowit.ee