Члены правления, привлекайте акционеров, участников и совет!

В своей практике мы сталкивались с ситуациями, когда правление упрекают в сделках, которые были совершены без необходимого согласования с акционерами, участниками или советом. В некоторых случаях правление и вправду получало согласие, но только устное, то есть недоказуемое. Иногда принимается соответствующее решение, но настолько общее, что остаётся непонятным, какая сделка и на каких условиях получила согласование.

Во многих компаниях письменные решения оформляются только тогда, когда этого требует непосредственно закон, или если в ином случае коммерческий регистр не удовлетворит соответствующего заявления о внесении записи. Таким образом, в папке с решениями компании можно зачастую найти только ежегодные решения, касающиеся утверждения отчёта за хозяйственный год, а также редкие решения об избрании правления, увеличении капитала или изменении става.

Правление должно быть заинтересовано в том, чтобы регулярно в деятельности участвовали и другие органы, чтобы они постоянно знакомились с экономическим положением коммерческого объединения, участвовали в принятии важных решений, влияющих на коммерческую деятельность и финансовые показатели, а также оформляли соответствующие письменные решения. В нынешнее время для правления важнее чем когда-либо ранее, чтобы существенные решения были одобрены вышестоящим органом. Коммерческий кодекс предъявляет к деятельности правления жесткие требования, в том числе правление должно действовать наиболее целесообразным с экономической точки зрения образом. Сегодня выбрать экономически наиболее выгодный путь несколько сложнее, чем в фазе экономического роста.

Нарушение обязанностей члена правления влечет за собой ответственность перед коммерческим объединением. Можно ли наказать члена правления, если избранный путь экономически не самый целесообразный? По большому счёту, да. По словам Государственного суда, это возможно особенно в тех случаях, когда член правления не проявил должную долю заботливости или не был достаточно информирован для принятия решения или если он взял на коммерческое объединение необоснованные риски. Тем самым, член правления не несёт ответственности, если он, будучи хорошим предпринимателем, тщательно проанализировал положение и имеющуюся информацию и принял решение, в отношении которого не было причин считать, что оно может нанести коммерческому объединению ущерб.

Решение вышестоящего органа значительно уменьшает ответственность. Правление должно выполнять законные распоряжения совета и обеспечивать выполнение решений общего собрания и участников. По сути, вышестоящий орган не может упрекать правление или выдвигать против члена правления требования, если этот орган сам принимал участие в принятии решения, анализируя представленную правлением информацию, взвешивая возможные риски и альтернативы и приняв решение, выполнение которого нанесло коммерческому объединению ущерб.

Для уменьшения риска принятия неправильных решений правление должно позаботиться о привлечении других органов и представлять им предложения для принятия важных решений. При этом нет причин думать, что правление перекладывает ответственность на других. Наоборот, более вероятно, что акционеры, участники и члены совета сами будут заинтересованы в обсуждении стоящих перед коммерческим объединением важных вопросов, исходя из долгосрочных стратегических целей и прибыли, а также соображений, не зависящих напрямую от повседневной коммерческой деятельности. В некоторых случаях обсуждение решений, выходящих за рамки повседневной экономической деятельности, на более высоком уровне, требуется также законом.

Также процедура принятия решений не должна быть ни для кого слишком сложной. Если собрание организовать трудно, можно использовать предоставляемые законом упрощённые возможности. Поскольку в коммерческом кодексе их содержится достаточно много, следует избегать практики, когда протокол собрания оформляется задним числом без проведения собрания или без присутствия всех указанных в протоколе лиц .

Например, закон позволяет отсутствующим на собрании членам совета принимать участие в голосовании, передавая свой голос способом, позволяющим его письменное воспроизведение (по факсу или электронной почте). Председатель совета может организовать принятие решения и без созыва собрания, передав членам правления проект решений, собрав от них письменные мнения и оформив протокол голосования. Если все члены совета будут согласны с решением и подпишут его, то решение можно оформлять без протокола голосования. Если члены совета не могут одновременно прийти на подписание, то они могут делать это в разное время. При необходимости решение можно отсылать им по очереди по почте. Также каждый член совета может подписать отдельный экземпляр. В этом закон ограничений не ставит, да и коммерческий регистр акцептирует подобную практику.

Участники также могут принимать решения без собрания, если правление перешлёт им проект решения, соберёт письменные мнения и оформит протокол голосования. Если все согласны с решением, то опять формальную сторону можно пропустить и собирать подписи способом, наиболее удобным для конкретного коммерческого объединения. В случае с акционерным обществом принятие решений без собрания не предусмотрено, но если все акционеры согласны с решением, его можно оформить так же просто. Упрощенный порядок применяется и тогда, когда у объединения только один участник или акционер.

Помимо этого недавно вошел в силу закон, предоставляющий дополнительные возможности по организации собраний участников и акционеров. Согласно нововведениям, уставом можно предусмотреть, что участник или акционер может голосовать по проектам решений, передавая свой голос до собрания в письменной форме по почте. Также можно установить, что участники или акционеры могут голосовать при помощи электронных средств голосования до собрания или в течение собрания, если это возможно сделать технически безопасным способом. Используя современные технологические решения, собрание можно транслировать в реальном времени по интернету, при помощи двусторонней связи или иным технически безопасным способом.

В заключение – чтобы разносторонне взвесить интересы коммерческого объединения, члены правления должны активно представлять предложения по принятию важных решений на более высоком уровне. Решения оформляются относительно просто, и принятие решений можно организовать несколькими способами.

Autor: Адвокатское бюро Attorneys at law Borenius