Полезно помнить: как надо (и как не надо) оформлять тему письма

Фото: Panthermedia

«Тема» электронного письма – это «больная тема» деловой переписки, на которой спотыкаются даже те, кто ежедневно обменивается сообщениями с партнерами, клиентами и учреждениями. ДВ напоминают о том, как следует оформлять тему письма при составлении официальных нейтральных писем.

Внимание! Инструкция не касается рекламных и продающих писем.

1. В тему все-таки надо что-то написать. Хотя бы потому, что некоторые почтовые клиенты просто отправляют письма с необозначенной темой в спам, считая их небезопасными.

2. Тема должна нести ясный смысл. Не надо писать туда приветствие (поздороваетесь в самом письме), бессмысленные слова или, того хуже, набор символов.

Неправильно:

Уважаемый Александр ПетровичОт ВасиПисьмоodflj

Proua Siret!

3. Постарайтесь дать понять, о чем идет речь в письме. Тема сообщения – своего рода «код», который вскрывается в самом тексте.

Например:

Программа завтрашнего семинараСчет за сентябрь

Teie leping hakkab loppema

Кроны или евро?Фотографии с вчерашнего мероприятия

Впоследствии тема поможет адресату быстро найти письмо в ящике. Разумеется, если речь идет о рабочей переписке с коллегами, жестких требований нет.

4. Заголовок письма не должен быть слишком длинным и перегруженным лишней информацией. Часть почтовых программ просто-напросто обрезают длинную тему.

Неправильные варианты и как их можно было бы изменить:

Получили результаты из инспекции, будь добра, сделай отчет к четвергу

– Результаты из инспекции / Отчет к четвергу

Уважаемый клиент! Сообщаем, что 10 августа в нашем офисе состоится инфодень для клиентов

– Бесплатная консультация для клиентов / Инфодень для клиентов 10 августа

Vastavalt meie telefonivestlusele teavitan kaesolevaga, et teie mobiilsidepaketi hind on nuud soodsam ja see maksab 23 eurot– Uus mobiilsidepaketi hind

5. Если меняется тема переписки, поменяйте и заголовок сообщения. В этом случае многие почтовые клиенты создают новую отдельную ветку писем. Кроме того, это облегчает навигацию по переписке.

Читайте также: Список ДВ: 6 полезных приложений для вашего бизнеса

Autor: Советы подготовила Хелика Мяэкиви, редактор и автор блога редакторского бюро Paevakera Редактировала Полина Волкова