• OMX Baltic0,00%314,56
  • OMX Riga0,48%953,29
  • OMX Tallinn0,08%2 148,89
  • OMX Vilnius−0,21%1 504,21
  • S&P 500−0,02%7 675,7
  • DOW 30−0,21%53 463,88
  • Nasdaq −0,08%26 130,2
  • FTSE 100−0,42%10 832,16
  • Nikkei 225−0,2%66 131,98
  • CMC Crypto 2000,00%0,00
  • USD/EUR0,00%0,86
  • GBP/EUR0,00%1,17
  • EUR/RUB0,00%99,42
  • OMX Baltic0,00%314,56
  • OMX Riga0,48%953,29
  • OMX Tallinn0,08%2 148,89
  • OMX Vilnius−0,21%1 504,21
  • S&P 500−0,02%7 675,7
  • DOW 30−0,21%53 463,88
  • Nasdaq −0,08%26 130,2
  • FTSE 100−0,42%10 832,16
  • Nikkei 225−0,2%66 131,98
  • CMC Crypto 2000,00%0,00
  • USD/EUR0,00%0,86
  • GBP/EUR0,00%1,17
  • EUR/RUB0,00%99,42
Низкая производительность, нехватка рабочей силы, и что с этим поделать
Учёт рабочего времени в 21-м веке
  • Учёт рабочего времени в 21-м веке
  • Foto: Pixabay
Лет 15 назад, когда я работал начинающим консультантом по управлению, а Эстония собиралась вступить в ЕС, «темой дня» была производительность сотрудников. Наши жители зарабатывали почти в 2 раза меньше, и многие переживали, что скачок цен после вступления в ЕС и прихода евро обгонит рост зарплат.
Бытовало мнение, что Прибалтийские страны ужасно отставали по производительности от Западной Европы. И этот факт назывался основной причиной низких зарплат во всех секторах экономики. Простого решения для этой проблемы не существовало, поэтому мы просто перестали эту тему обсуждать.
Перенесёмся в сегодняшний день, и станет видно (см. выше), что разница в зарплатах стала ещё больше (и давайте не будет вспоминать о покупательской способности). Зато относительный уровень производительности у двух стран рос практически одинаково.
И это – одно из самых простых объяснений. Многие эстонские компании, с которыми я работал, учитывают рабочее время приблизительно. Т.е. если норма рабочих часов в месяце – 176, и сотрудник появлялся все дни на работе, то считается, что он отработал в среднем по 8 часов в день. Хотя на самом деле вполне может оказаться, что он приходил каждый день на 20 минут позже, а уходил на 10 минут раньше. Простой расчёт:
0,5 часа * на 250 рабочих дней в году * 10 евро/час расходов на сотрудника = 1250 евро потерь у одного такого сотрудника в год.
Более того, вполне возможно, что даже сам сотрудник не придаёт этому значения. А работодатель не видит этого, т.к. отсутствует чёткий учёт рабочего времени этого сотрудника. Но что, если таких сотрудников десятки, сотни или (в масштабе страны/большой организации) тысячи? И если это так очевидно, то почему все это уже не делают?
Сложности с учётом рабочего времени
Как у большинства расходных материалов, у времени есть свойство утекать сквозь пальцы, оставаться незамеченным или просто неверно учтённым. Среди проблем, которые вредят учёту рабочего времени, больше всего играют роль такие факторы, как:
•отсутствие чёткой фиксации начала и конца работы и перерывов;
•сложности с учётом часов по конкретным операциям/проектам;
•сравнение запланированного расхода времени с фактическим;
•жульничество и подтасовка данных посещаемости.
Многие из этих факторов воспринимаются как должное (у нас так всегда было), и время просто «списывается».
Также управление рабочего времени почти всегда требует участия руководителей отделов или предприятия. Это создаёт психологичес­кий образ того, что мы тратим впустую время на то, чтобы понять, сколько времени мы тратим впус­тую. Эта установка играет огромную роль в нашей неспособности сделать тот самый рывок и догнать Запад.
Однако есть и хорошие новости. Современные технологии по учёту рабочего времени очень сильно помогают уменьшить нагрузку именно на руководителей. Также они стали весьма доступны и более не являются инструментом, который могут позволить себе только крупные компании (и немцы).
И решением проблемы учёта рабочего времени является… ?
Это прозвучит немного банально, но наше общество и люди стали намного более технологичными, чем раньше. 15 лет назад у многих представителей старшего поколения компьютерная грамотность была на грани 0. Это, в свою очередь, создавало предпосылки к тому, что большая часть работоспособного населения просто-напросто боялась работать с компьютерами и электронными устройствами.
Сегодня картина почти полнос­тью изменилась. Большая часть населения пользуется компьютерами, смартфонами и интернет-банком. Это также значит, что они спокойно могут научиться использовать более сложные системы на работе, в т.ч. для учёта рабочего времени.
Современные работодатели могут и должны доверить учёт рабочих часов самим сотрудникам. Роль руководителей же будет заключать в анализе и поисках возможностей для улучшения. Это и есть простое решение для перехода на точный учёт рабочих часов. Перед тем, как перейти к технологическим новинкам, я бы хотел остановиться на двух школах мысли, которые можно выделить при учёте рабочего времени.
Либералы vs консерваторы
Я хочу сразу указать на то, что у обоих подходов есть свои плюсы и минусы. Каждое предприятие должно решить для себя, какой из них лучше подходит для отдельных групп сотрудников.
«Нам всё равно, где, когда и как ты выполняешь свою работу, пока цели выполнены вовремя»
Это – более либеральный взгляд на управление рабочим временем. Его использование не значит, что работодателю всё равно, сколько часов тратиться. Просто у него есть возможность вести учёт часов более крупными блоками. Вместо того, чтобы учитывать минуты и часы, он учитывает недели или даже месяцы.
«Каждая минута важна»
Данный подход более консервативен, но также оправдан. Например, должности, связанные с общением с клиентом, должны быть на мес­те к приходу первого клиента. Точность также важна в сложных операциях, где есть высокий уровень связи между исполнителями. К примеру, опоздание крановщика может означать простой других 10 строителей и простой арендованного крана.
Оба подхода могут извлечь огромную пользу из современных технологий учёта и планирования рабочего времени. Но также нужно помнить о важности доверия и лояльности в отношениях между работодателем и сотрудником. Без них ни один инструмент не даст возможности достичь 100% эффективности.
Учёт рабочего времени в 21-м веке
Одной из самых важных технологических инноваций стала возможность регистрации не только часов, но и работы в рамках операций, проектов и других измерений в реальном времени. Это также даёт ответ на вопрос скептиков: «Зачем нам знать, что человек был на работе, если мы не знаем, чем он там занимался?»
Данная информация играет огромную роль при оптимизации внутренних процессов, планирования и приблизит нас к заветному учёту себестоимости по видам деятельности. Что в свою очередь ведёт к уменьшению расходов и увеличению прибыльности.
Другая технологичес­кая «новинка» – это уход от механического учёта рабочего времени и переход на современные биометрические сканеры/терминалы. Для авторизации здесь используются отпечаток пальца или скан сетчатки глаза. Раньше эти терминалы были очень дорогостоящими и использовались в государственных учреждениях, банках и Голливуде. Однако сегодня их стоимость подходит любой компании.
Использование биомет­рии даёт два очень чётких преимущества при учёте рабочего времени:
1.Они практически полностью снимают риск жульничества при регистрации начала и конца рабочего времени, а также – перерывов. 99% сотрудников не захотят и не смогут подделать свой отпечаток пальца или сетчатку.
2.Они делают процесс авторизации доступа к рабочим зонам намного более надёжным. Простой магнитный замок, связанный с биометрическим терминалом, позволит лучше контролировать, кто/где перемещается.
К слову, новый закон о защите личных данных относит биометрические данные к «особой категории». Так что работодатель, использующий биометрический терминал, должен обратить особое внимание и на их сохранность.
Работодатели с мобильным или удалённым персоналом могут в полной мере использовать возможности учёта рабочего времени с мобильного приложения. Телефон превращается в терминал регист­рации работ, и как более либеральные, так и консервативные работодатели могут этим пользоваться.
Именно грамотное использование мобильного приложения поможет с лёгкостью собирать информацию о работах/операциях, которые сотрудник выполняет в реальном времени.
У смартфонов также есть GPS-позиционирование, которое даст работодателю возможность проконт­ролировать, что сотрудник начал работу на объекте, а не дома на диване.
Немного более сложная функция, связанная с телефонами – технология гео-зоны. Их используют для создания невидимого периметра вокруг места выполнения рабочих обязаннос­тей. При пересечении невидимой линии (с подготовленным телефоном в кармане), сотрудник автоматически записывается или снимается с работы.
Данная опция была очень дорогостоящей, требовала привлечения программистов, дополнительного оборудования и очень быстро «убивала» батарею телефона. К счастью, почти все эти проблемы решены. Гео-зоны, вероятно, станут важным компонентом учёта рабочего времени в будущем, в котором планирование и учёт рабочего времени - полнос­тью автоматизированы.
В завершение также очень важно отметить, насколько более доступным и полезным стал анализ данных рабочего времени (эти данные сперва всё же нужно собрать). Системы учёта рабочего времени дают возможность совмещать рабочие часы с другими полезными цифрами. Это значит, что даже небольшой работодатель может использовать качественную аналитику для принятия операционных решений:
•магазины могут совмес­тить планирование смен с данными о покупках, чтобы улучшить качество обслуживания;
•строители могут сов­мещать вехи проектов с данными о навыках, чтобы эффективнее переводить сотрудников между объектами;
•производства могут совмещать рецептуру с данными посещаемости, чтобы оптимизировать смены;
•и т.д.
Я уверен, и вы сможете назвать многие сценарии, при которых точно измеренное рабочее время поможет вашему предприятию. Просто помните: если результат нельзя измерить, то его нельзя и улучшить.
Сегодня есть масса возможностей сделать шаг в сторону улучшения учёта и управления рабочим временем. И если большинство эстонских компаний начнут чаще делать такие шаги, то и наше общество станет лучше и богаче.

Похожие статьи

Сейчас в фокусе

Подписаться на рассылку

Подпишитесь на рассылку и получите важнейшие новости дня прямо в почтовый ящик!

На главную