Разумный подход сэкономит 20-30% на управлении имуществом компании

“Откройте свой  баланс и подумайте об экономических результатах, если можно урезать связанные с активами расходы на 5%, 10% или даже на 20% в год.  Опираясь на исследования международных консультационных и ИТ фирм, можно добиться даже 35-процетной экономии средств. Но как этого добиться?” - подняла вопрос Кайа Кирс, директор компании Reminet OU, занимающейся продажей программного обеспечения по управлению физическими активами.

Управление активами следует начать с аудита.  Он поможет выяснить состояние дел, места возможной экономии и возможные риски. Например: достаточно ли нагружены мои сотрудники, занимающиеся обслуживанием активов, и если да, то чем конкретно? Проведено ли необходимое техобслуживание оборудования, и каковы расходы на это? Есть ли в наличии все документы, связанные с активами, и доступна ли эта информация? Покрыты ли в договорах на техобслуживание риски аварийных случаев?

Аудит следует заказывать у профессионалов, имеющих опыт и специализирующихся на аудите именно этого сегмента. Перед заказом аудита стоит поинтересоваться рекомендациями, от кого при необходимости можно получить информацию об обратной связи и процессах. Компания Reminet проводит аудиты управления активами организациям как частного, так и государственного сектора.

Затем следует разработать стратегию управления активами. Стратегические цели могут быть разными, если они помогают продумать: что, за какое время и какими средствами хотят достичь. При разработке стратегии Кайа Кирс также советует обратиться к помощи профессионалов, которые имеют опыт составления аналогичных стратегий, и которые могут привлечь внимание к деталям, упущенным предпринимателем. Вместе будут определены как цели, так и программа их достижения.

В современном стремительно меняющемся мире важно выбрать для достижения своих целей такие технологические решения, которые помогут добиться цели как можно быстрее и выгоднее.  Для этого решения должны быть интегрированы с другими используемыми ИТ решениями в единую инфосистему, чтобы наилучшим образом использовать данные и отчеты для принятия бизнес-решений. С одной стороны, для этого необходимо интегрировать технологии, но с другой стороны требуется тесное сотрудничество между отделом кадров, ИТ отделом и бухгалтерским отделом.

Цели и результаты должны быть измеряемы

Мнение, что новшества обязательно принесут свои плоды, и наша деятельность поможет сэкономить, ничего не стоит, если его невозможно доказать. Следует поставить такие цели, чтобы результаты можно было измерить. Как мы узнаем, чего достигли? Для этого следует определить показатель достижения успеха, или KPI (key performance indicator).

Какие существуют показатели достижения успеха аудита управления активами?•    Они должны иметь конкретную потребность и ясную измеряемость.  •    Определить фокус  – лучше (в начале) меньше, но ясно.•    Они должны соответ- ствовать стратегическим целям компании.•    Их нужно разъяснить причастным лицам и более широкому кругу сотрудников. Для некоторых сотрудников их выполнение означает дополнительные обязательства, и нужно знать, для чего это делается. Обычно во всем винят программное обеспечение, которое требует нужного ввода данных.•    Они должны выделить ошибки в управлении активами и возможности для изменений.•    Следует сосредоточиться на совокупной стоимости владения имуществом - получить обзор расходов по всей протяженности срока службы.

Важно привлечь к обновлениям всю команду

При определении целей следует назначить время, в течение которого компания желает осуществить изменения в управлении активами, и когда нужно замерять результаты. После первых результатов при необходимости требуется изменить старые решения или принять новые решения и начать претворять их в жизнь.

“Крайне важно с точки зрения улучшения бизнес-результатов рассказывать персоналу об изменениях, целях и результатах. Наш опыт показывает, что все чаще предприниматели интересуются, как сделать управление активами частью стратегии всего предприятия, и как извлечь из этого пользу. Также следует продумать, сколько времени работники тратят на ту или иную работу, и можно ли эту работу оптимизировать”, - сказала Кайа Кирс.

Поскольку отслеживание измерителей и целей означает для некоторых сотрудников дополнительные обязанности, они дожны знать, для чего это делают.  “Обычно обвиняют программу, - признала Кирс. - На самом деле мы все знаем, что цель ИТ систем упростить жизнь людей, чтобы в их жизни было меньше неожиданностей и мешающих факторов, а дела шли как надо”.  

После подведения первых итогов все начинается снова - планирование, осуществление, проверка, анализ и составление новых планов.

Первый вопрос, который задают владельцы недвижимости: какую пользу принесет нам электронная база данных? Опираясь на различные источники можно заверить, что систематичное обслуживание активов помогает сэкономить 20-30% на ежемесячных расходах на деятельность и держать риски под контролем. Бонусом станут новые технологические решения, которые изменят всю практику управления активами - например, возможности, предлагаемые интернетом и модельным проектированием. Именно профилактика и сбор всех данных в одном месте в долгосрочной перспективе принесет выгоду и упростит нашу работу.