Правила командировок и выплаты суточных

Командировка – это выполнение рабочих задач вне места работы, установленного трудовым договором.

Согласно статье 21 Закона о трудовом договоре, срок командировки не может превышать тридцати календарных дней подряд.

Более длительным срок поездки может быть только по соглашению между работодателем и работником.

Если речь идет о беременной сотруднице, либо у сотрудника есть ребенок в возрасте до трех лет или ребенок-инвалид, то в командировку такого работника можно направлять только с его согласия.

Если местом работы является Раквере, работодатель может направить работника для выполнения работы в Пылва – это внутригосударственная командировка.

Если местом выполнения работы является Пайде, работодатель может направить работника в Хельсинки для выполнения работы (например, для участия в выставке). Это заграничная командировка.

По общепринятой практике, работодатель должен до заключения трудового договора объяснить работнику, что его должность будет связана с командировками и что командировки могут быть как внутри Эстонии, так и за ее пределами.

Работник должен решить, готов ли он к командировкам. До подписания трудового договора работодатель и работник должны договориться о том, как и как часто будут проходить командировки, и как они будут оплачиваться.

Работник может требовать от работодателя возмещения расходов, понесенных им при исполнении рабочих обязанностей.

Если работодатель желает возместить понесенные расходы за счет заработной платы, то такое решение не имеет юридической силы. Работник имеет право требовать возмещения расходов, понесенных им в связи с командировкой, и просить о выплате аванса на эти расходы (Закон о трудовом договоре § 40(1), (2) и (4)). В этом случае работодатель обязан возместить расходы в разумный срок до начала командировки. Например, если работник требует возмещения транспортных расходов до начала командировки, работодатель должен сделать это заблаговременно. Если он этого не делает, то работник имеет право отказаться от командировки.

Порядок выплаты суточных при заграничной командировке определен постановлением правительства. Работник имеет право требовать от работодателя возмещения расходов на проезд и проживание, а также других разумных расходов (например, страховка, виза, провоз багажа и т.д.), и выплаты суточных за время пребывания за границей (§ 2(1) постановления).

Все расходы, связанные с командировкой, возмещаются на основании документа, подтверждающего расходы.

Направление работника в командировку должно быть оформлено решением работодателя (например, приказом или распоряжением). Возмещение расходов и выплата суточных должны быть четко прописаны в письменном решении.

Минимальный размер суточных составляет 22,37 евро, а максимальный размер суточных, освобождаемых от подоходного налога, – 50 евро. Суточные в размере 50 евро в день могут выплачиваться без уплаты подоходного налога в течение первых пятнадцати дней пребывания за границей и не более 15 дней в календарном месяце.

Если пребывание за границей более длительное, то за каждый последующий день может быть выплачено не облагаемое подоходным налогом пособие в размере 32 евро в день. Предельные размеры необлагаемых подоходным налогом суточных установлены в § 13 Закона о подоходном налоге.

Не во всех заграничных командировках выплачиваются суточные.

Например, если местом работы работодателя является город Валга, а сотрудник командирован для выполнения своих обязанностей в город Валка (Латвия), то суточные ему выплачиваться не будут, поскольку место командировки находится ближе 50 км от границы города Валга. Пунктом 4(1) постановления правительства предусмотрено, что суточные при выезде за границу выплачиваются сотруднику за время проезда и пребывания в месте командирования только в том случае, если место командирования находится на расстоянии не менее 50 км от границы населенного пункта, в котором расположено место работы.

Работник не всегда получает максимальный размер суточных за время пребывания за границей – например, если работодатель предоставляет ему жилье с завтраком.

Работодатель имеет право уменьшить размер суточных до 70%, если командированный работник в период командировки обеспечивается бесплатным питанием (§ 4(4) постановления). Обычно под этим понимается трехразовое питание.

Работодатель может оплачивать и большую сумму, но превышение облагается налогом по той же ставке, что и заработная плата. То же самое относится к случаям, когда работнику выплачиваются суточные при нахождении во внутригосударственной командировке.

Работодатели часто, в соответствии с договором, направляют работника в командировку на срок более тридцати календарных дней. В таких случаях оговаривается, что работник будет работать в другой стране более одного месяца и к нему будет применяться эстонское законодательство. В таких случаях работодатель обязан до отъезда работника проинформировать его о следующем (Закон о трудовом договоре § 6(8)):

– страна, в которой работник будет работать;

– период работы;

– валюта, в которой выплачивается зарплата;

– денежные компенсации, связанные с пребыванием в стране;

– условия возвращения из страны трудоустройства.

По окончании командировки сотрудник должен составить отчет, в котором указывается: кто, где и когда ездил в командировку, расчет суточных, а также расходы на командировку, подлежащие возмещению. Если расходы на командировку были оплачены заранее, то в отчете должна быть сделана соответствующая пометка. Отчет о командировке должен содержать обоснование поездки и, желательно, более подробное объяснение.

Если речь идет о предпринимателе, который сам себя направляет в командировку, предварительного решения о командировке не требуется, но по возвращении из командировки должен быть написан содержательный отчет о командировке с обоснованием ее необходимости.

Командировка может быть связана только с выполнением работы. Например, в случае «комбинированной командировки», когда работник выезжает за границу на три дня, но возвращается только через шесть дней, а работодатель оплачивает проживание в течение оставшихся трех дней, превышение расходов над сроком командировки уже является спецльготой для работника, которая должна быть заявлена в приложении к декларации TSD и с которой работодатель обязан уплатить подоходный и социальный налоги.