Опыт: правильное коммерческое программное обеспечение приносит больше прибыли
Руководитель BDP Eesti, крупнейшей в Эстонии фирмы-импортера конторских и школьных принадлежностей, Рихо Пурье принял два года назад решение, которое существенно повысило эффективность работы его предприятия – он заменил коммерческое программное обеспечение. Как управлять процессом замены так, чтобы это способствовало развитию предприятия?
«Предлагает ли наше нынешнее коммерческое программное обеспечение предприятию прибавочную стоимость?Оно постоянно обновляется, инновационное и способно приносить нам прибыль?», – спросил Пурье перед сменой программного обеспечения.
По словам опытного предпринимателя, важнее всего выяснить потребности предприятия и изложить их на бумаге.После этого следовало бы выделить те предприятия, которые могут исполнить эти потребности и которые создают разработки, направленные на будущее. «Важна амбиция. Поставщиков много, но те, кто застрял в сформировавшихся рутинных процессах, не всегда могут через пять или семь лет поспевать за всеми потребностями.И это проблема», – сказал он.
В действительности предприятие уже несколько лет откладывало замену программного обеспечения, боясь расхода времени, нарушений в повседневной работе и иныхпрепятствий. Оглядываясь назад, предприниматель отметил, что ему следовало бы сделать замену гораздо раньше. «Этот страх был напрасным. Переход с Taavi Tarkvara на Erply прошел очень быстро и плавно, существенно быстрее, чем я мог бы ожидать», – подтвердил он.
Поскольку помимо BDP Eesti Пурье заменил также коммерческое программное обеспечение на своих двух других предприятиях, от перехода он научился многому. Руководитель BDP дает три совета при смене коммерческого программного обеспечения.
«Общаясь с разными людьми, я слышал, что расторжение брака проще, чем смена программного обеспечения.О бракоразводном процессе я ничего не могу сказать, но замена программного обеспечения прошла очень даже легко».
СТОИТ ЗНАТЬ
Три совета от руководителя BDP Eesti Рихо Пурье при смене коммерческого программного обеспечения
1. Проделайте основательную предварительную работу и картографируйте потребности предприятия
Для BDP при выборе коммерческого программного обеспечения важнее всего был прицел на будущее. Мы хотели хозяйственное программное обеспечение именно на базе интернета, а у нашего имеющегося партнера такой разработки не было.Для нас были крайне важны именно сильный складской учет и люди с широким взглядом на будущее.Мы хотели, чтобы у нас был партнер, который шел бы в ногу со временем и смог предлагать нужные нам решения.
Анализируя в ходе основательной предварительной работы различных поставщиков, в итоге после отсева осталось три предприятия – Microsoft Dynamics Nav, Directo и Erply. Были проведены встречи с представителями всех трех предприятий.У всех трех были свои плюсы и минусы, но первым отпало как раз решение, предложенное Microsoft, поскольку оно было скорее дорогим костюмом портного с существенно более высокой ценой.
Именно встречи лицом к лицу он рекомендует также другим предприятиям. Это помогает отделить зерна от плевел.В последней туре Directo и Erply были практически равнозначные, и решающими стали нюансы.Мы чувствовали, у Erply значительно более склонная к обновлениям команда с высокими амбициями. И следующим важным для нас нюансом было то, что Directo, по нашей оценке, был таким большим слоном, который внутри одной программы имеет всевозможные крайне разнообразные функции. Наш окончательный выбор базировался на том, что мы полагали, что в командах, выстроенных на приложениях, могут более оперативно решаться вопросы и проводиться модернизации в администрировании ресурсом в несколько гигабайт.Рекомендую выбрать облачное программное обеспечение, поскольку оно помогает снизить также текущие расходы на ИТ-поддержку.Не нужен ИТ-специалист, и не нужно амортизировать свои серверы. Такая экономия может в несколько раз превышать месячную стоимость услуги.
Вместе с этим подчеркиваю, что важно выбрать программное обеспечение, которое может безопасно хранить данные вашего предприятия.Для нас приоритетом было то, чтобы мы могли сосредоточиться на своей коммерческой деятельности и знали, что наши данные защищены.Мы не должны расходовать время на то, чтобы думать, всё ли ладится и идет хорошо.ИТ-партнер должен в состоянии обеспечить безопасность и показать, что эти решения современные.
2. Подготовьтесь к переходу
И хотя в фирме BDP было известно уже пару лет назад, что следует заменить коммерческое программное обеспечение, этот процесс постоянно откладывался. Впоследствии это оказалось большой ошибкой, поскольку только после замены стало однозначно понятно, какие решения должна предлагать одна хорошая коммерческая программа, и как она помогает улучшить рабочие процессы фирмы.
Как у собственника предприятия, у меня был большой страх перед переходом. Общаясь с разными людьми, я слышал в шутку, что расторжение брака проще, чем смена программного обеспечения.О бракоразводном процессе я ничего не могу сказать, но замена программного
обеспечения прошла очень даже легко.У предприятия сильная служба поддержки, и в каждом вопросе помощь была оперативной.Этого хода нельзя бояться и откладывать до бесконечности.
Но я подчеркиваю, что разумно по возможности во многом подготовиться к переходу. Хорошо было бы заполнить все имена и графы. Базовое программное обеспечение должно быть подготовлено. Таким образом, переход будет еще быстрее и слаженнее. Стоить спросить у партнеров, что можно было бы сделать самому, чтобы переход был по возможности быстрым и удобным.
3. Коммуникация является основой всего
Оглядываясь назад, советую выбрать партнера, у которого есть желание и способности понимать клиента и реализовывать его желания в процессе развития. Умение общаться имеет здесь ключевое значение. Если клиент спрашивает абсурдную вещь, то важно уметь отвечать на такой вопрос и обосновать, почему определенные желания в долгосрочной перспективе не принесут пользы.Общее умение общаться является крайне важным.И клиент должен уметь разъяснять и говорить, что ему нужно, а представитель коммерческого программного обеспечения в состоянии это понимать и реализовывать. Новая и старая коммерческая программа нашего предприятия – словно день и ночь. Уровень совсем иной, чем раньше. Тем, кто сомневается и боится изменений, стоило бы узнать и ввести себя в курс, что вообще предлагает на рынке новейшее программное обеспечение.Мир меняется с каждым днем, и коммерческие программы следуют за изменениями.
Одновременно советую при выборе коммерческого программного обеспечения не полагаться сверх меры на рекомендации финансовых специалистов и бухгалтеров.Что касается складского хозяйства и ведения бухгалтерского учета, то совет бухгалтеров не обязательно будет наиболее адекватным.Зачастую проявляется склонность его придерживаться, но это могут быть совсем разные вещи.