Бумажные счета уходят в прошлое

Наши предприятия, по мнению 63% финансовых руководителей, участвовавших в прошлом году в опросе в ходе конференции в Пярну, готовы к электронным расчётам с государством. «18% предприятий действуют в этом направлении, и 19% пока не готовы к переменам», - сказал Шнейдер. Опрос проводила фирма OpusCapital.По словам Шнейдера, многие просто не знают, что такое машиночитаемый счёт. Он пояснил, что такой счёт создаётся, передаётся и сохраняется в электронной среде. «Следует уточнить, что имеется в виду не любой элект­ронный формат – например, счёт, отправленный в форме PDF, не является э-счётом», - отметил Шнейдер. Счёт становится электронным только в том случае, если выставляется с помощью специальной программы, которая сама его обрабатывает. Поскольку предприятия пользуются разными программами и системами расчёта, которые могут не сочетаться, созданы предприятия-операторы, чьи программы преобразуют созданные предприя­тиями с помощью их экономических программ счета в машиночитаемые и передаёт их адресатам. Иными словами, оператор сводит две стороны между собой. «Такой оператор является договорным партнёром адресата счёта и управляет приёмом счетов предприятия», - пояснил Шнейдер.По словам продакт-менеджера OpusCapital Ахти Алликаса, пока остаётся много предприятий, выставляющих счета традиционным способом – обычно это отправляемый электронной почтой счета в формате PDF. «Но такой способ занимает довольно много времени, счета надо просмотреть, затем завизировать и передать в бухгалтерию, где производится ряд процедур вручную. И только затем счёт будет зарегистрирован и принят», - рассказал Алликас.Маленькие фирмы могут преобразовать обычные счета в электронные в специально созданной для этого веб-среде arved.ee. «Этой средой могут пользоваться и те предприятия, которым надо выставлять всего несколько счетов в месяц и у которых нет по этой причине мотивов покупать специальное программное обеспечение, достаточно создать аккаунт пользователя», - пояснил Алликас.По словам руководителя информационного дивизио­на фирмы Omniva Сандера Аасна, организация готова к электронной системе расчётов тогда, когда у неё есть возможность обрабатывать элект­ронные счета в своей системе и партнёр, который перемещает э-счета между всеми сторонами. Omniva использует собственное программное решение.Аасна отметил, что всё большее число клиентов хочет получать э-счета: «Наибольшие перемены мы предвидим в приёме покупательс­ких счетов – электронные счета ускоряют их обработку и снижают расходы».По его словам, благодаря электронным расчётам затраты быстрее утверждаются, и нагрузка на бухгалтерию не приходится в такой степени на начало месяца.

В силу привычки

Omniva – международная организация, поэтому у неё много трансграничных расчётов. «Электронные счета принимаются на вооружение в разных странах в разном темпе, поэтому мы не можем пока полностью отказаться от услуги оцифровки», - отметил Аасна.Аасна считает, что переходу на электронные расчёты препятствует недостаточная разъяснительная работа. Государство не объясняет частному сектору, почему оно приняло такое решение и какова польза от этого частному сектору. Препятствием служит также сила привычки – нужна готовность к восприятию нового, думать следует прежде всего о том, как максимально использовать в своих интересах электронные расчёты, а не воспринимать переход на них как принуждение.Директор по развитию AS Excellent Business Solutions Eesti Свен Карузе сказал, что предприятие использует э-счета уже два года: «Польза от этого ощущается в первую очередь при обработке счетов за покупки, поскольку э-счета автоматически поступают в программную систему предприятия и в число платёжных поручений в банковской среде. С момента получения э-счёт архивирован, в то время как при выставлении счетов в формате PDF их приходится сохранять в специально созданных папках или распечатывать».Наиболее активны среди пользователей их программного обеспечения, по словам Карузе, квартирные товарищества.По словам Алликаса, предприятия, т.е. пользователи, после перехода на электронные расчёты не должны, в сущности, сами больше ничего делать. Автоматизация финансовых сделок проходит так сказать фоном и занимает примерно две недели.Кроме того, э-счета никогда не теряются, в отличие от посланий в электронной поч­те, которые могут попасть в спам, которые могут забыть передать или которые могут не заметить.

Autor: Кайри Оя