Налоги в новом конторском ландшафте
Станем мы жить в абсолютно новой реальности после коронавируса или всё вернётся "на круги своя" - тема, занимающая сейчас философов и юмористов. А для бизнеса пока совершенно ясно, что на наших глазах происходит радикальное изменение: дистанционная работа из временной меры превращается в обыденность для почти всех видов конторской деятельности. В связи с чем у обеих сторон - у работника и работодателя - появляются вопросы финансового и налогового характера.
При этом отношение к финансированию "домашнего офиса" разное: одно дело, когда дома трудится член правления (да ещё и собственник фирмы); другое, когда речь идёт о наёмном работнике. Но в обоих случаях возникает возможность минимизации суммарной налоговой нагрузки: сдвинув часть зарплаты в зону компенсации расходов на дистанционную занятость.
Возникает несколько вариантов такой стратегии. Самый радикальный касается только работников, которых можно перевести в разряд фрилансеров - заменив трудовой договор на договор подряда с физическим лицом-предпринимателем. Но не все работники на такую замену согласятся (хотя в налоговом смысле выигрывают обе стороны). При сохранении трудовых отношений появляется другой выбор: между арендой помещения (которое затем становится "домашним офисом") и компенсацией некоторых затрат, возникающих у "работника-надомника".
Чем раньше будут рассмотрены все возможности дистанционного труда, тем больше удастся сэкономить в нынешние трудные времена.
Рассмотрим налоговые аспекты обоих вариантов. Самую крупную экономию в налоговой сфере даёт аренда помещений для "домашнего офиса". Разумность такой меры обеспечивается, конечно, наличием изолированной площади (начиная с комнаты), где дистанционно ведётся работа.
Выгодный вариант возникает при наличии отдельной квартиры (особенно в случае работающего дистанционно руководителя). Сравним, например, ситуацию сдачи квартиры в долговременный наём какому-то физическому лицу (да ещё при наличии у него семьи) со всеми сопутствующими рисками или сдачи внаём той же квартиры под офис фирме (да ещё если собственной).
Понятно, совсем заменить зарплату арендной платой не удастся, но рыночные цены в некоторых районах Таллинна, например, вполне позволят частично уменьшить зарплатную нагрузку. При этом подоходный налог фирма уплатит с цены аренды в размере тех же, что и с зарплаты 20%, но социальный налог испарится. Заметим, владелец квартиры по итогам года снизит налоговую нагрузку для себя ещё на 4 % (без каких-либо обоснований и документов).
Представьте: член правления имеет не используемую им для собственного проживания двухкомнатную квартиру. Он может сдать её внаём для жилья. А может превратить в личный кабинет с комнатой для переговоров (или расположить в одной из комнат секретаря либо референта, а то и бухгалтера). Связь с другими работниками осуществляется с использованием платформы Zoom. При этом неважно, где находятся эти остальные: работают по домам либо в общих конторских помещениях. Если в течение рабочего дня система связи постоянно включена и в любой момент работник может предстать пред ясны очи начальства, то дистанционная система не отличается от конторы, расположенной в общей комнате со стеклянными перегородками.
Естественно, любые перестройки, ремонт и насыщение арендованной площади техникой, мебелью и всем, чем оборудуется любой офис - делается за счёт фирмы и отражается в её учёте. Та же схема возможна и в отношении работников. Но даже если аренда не вяжется со здравым смыслом - рабочее место может находиться в месте жительства работника (часть 4 статьи 6 Закона о трудовом договоре). Стороны могут договориться о возмещении расходов работнику, возникающих при выполнении рабочих заданий с учётом особенностей работы (часть 5 той же статьи того же закона).
Направляя работника на удаленный труд, работодатель может транспортировать необходимые для работы средства (технику и мебель) домой к работнику или приобрести для него новые средства труда. Если при обустройстве рабочего места имущество не переходит в собственность работника (имущество учтено как движимое имущество работодателя), передача имущества в пользование налогом не облагается. Если по соглашению с работодателем работник покупает необходимые для работы средства сам, работодатель может без налогообложения возместить расходы (на основании расходных документов), которые связаны с работой (статья 12 часть 3 Закона о подоходном налоге). Если, в случае прекращения трудовых отношений или возвращения в офис, имущество остаётся у работника - следует определить его рыночную цену для выкупа работником.
Когда часть квартиры, а также имущества используется для предпринимательства, а часть - для личного потребления, следует определить пропорцию, с учётом: фактического использования; соотношения площадей - используемых в предпринимательстве и используемой для частной жизни. Если сложно определить пропорцию, то 50% считается долей предпринимательства и 50% - частное пользование.
Понятно, что в результате роста дистанционной занятости неминуемо освободится немало конторских площадей, что скажется на вторичном рынке недвижимости и, особенно, рынке аренды. Но это уже иная история, к налогообложению не имеющая отношения. А в налоговой стратегии фирм чем раньше будут рассмотрены все возможности дистанционного труда, тем больше удастся сэкономить в нынешние трудные времена.