8 классических способов потратить время

На самом деле, вы могли бы найти нужные документы в системе коллеги за минуту. Это должно быть элементарным правилом – мы должны находить информацию за минуту. Больше всего времени мы теряем в ситуациях, когда приходится что-то спрашивать у коллег, а они не знают ответа, тогда приходится рассказывать подробней, и вместо 20 секунд мы ждем 20 минут.

Третье – растрата интеллекта, навыков и творческих способностей. Яри Кукконен утверждает: это означает то, что Бэтмен делает работу Робина. Это вопрос распределения работы и ответственности. Подумайте, есть ли в вашей работе вещи, которые не должен решать руководитель, но работник мог бы сам взять за них ответственность. Часто ответственность делегируется, поскольку некоторые работники боятся взять ответственность на себя и нагружают руководителя, чтобы быть уверенными. Случается, что начальник решает, какие краски заказывать для принтера, а его собственные задачи ждут своего часа.

Четвертое – ошибки. Значительная часть нашего времени уходит на ошибки и их проверку. На первом месте – составление неправильных предложений и принятие отрицательных решений. В случае отрицательных решений проделывается большая предварительная работа, собирается материал, меняется информация и инвестируется много времени. На самом же деле, следовало бы принять предварительное решение, углубиться ли в эту деятельность прежде, чем инвестировать в нее столько времени.

Пятым можно назвать переработку. Для выполнения работы нам отводится определенное время. Это означает, если мы бронируем час для собрания, то говорим весь этот час. Но можно ли провести это собрание за 30-45 минут? Статические собрания вроде «собрания по продажам каждый понедельник» тратят наше время. Там всегда одни и те же люди, но каждый раз все важные темы не обсуждаются. Если на собрании 8 людей, и оно длится целый час, то тратится 8 часов ценного рабочего времени. Может быть, стоило бы заранее оговорить тему собрания, и те, кого она не касается, могли бы использовать этот час для выполнения более важных задач.

Шестое – перепроизводство. Да, и в офисе можно все переделать. Подумайте, все ли отчеты, которые вы делаете, нужны, или есть те, без которых можно обойтись? Всех получателей электронной почты касается эта информация или копия письма отправляется тем коллегам, которые не смогут ничего с ней сделать, и тогда письмо просто отяготит их? На важном месте – разделение рабочих задач. Часто быстрее выполняются вещи, которые нравятся, а более сложные задачи переносятся на потом. Сделал ли ты сегодня что-нибудь из того, в чем действительно не было необходимости, и передвинул ли более сложные задачи на неопределенный срок?

Седьмая трата – лишние перемещения. Подумайте, как далеко находятся вещи от самых активных ими пользователей и можно ли их приблизить. Одна из самых распространенных проблем – местонахождение принтера и копировальной машины. Человек, который использует их чаще всех, находится от них дальше, ему приходится тратить свое ценное время на передвижение между принтером и своим столом. Внимание стоит обратить и на инфосистемы, которые часто используются так, словно информация находится на бумаге – подготавливаешь документы, отправляешь дальше, ждешь ответа, вносишь исправления, отправляешь обратно и все повторяется. Намного эффективней было бы редактировать задачи одновременно. Для этого можно использовать системы вроде Kanban и Trello, которые помогают избегать пересылки документов туда-обратно и заниматься одной задачей одновременно.

Восьмая трата – накопления. Представьте себе ситуацию, когда кто-то накопил у себя целую кучу счетов, чтобы разобраться с ними в более подходящий момент. В какой-то момент она оказывается у бухгалтера, объем работы которого резко увеличивается, и другие коллеги должны подождать со своими вопросами. В интересах стабильной рабочей нагрузки стоит подтверждать счета и отправлять их бухгалтеру своевременно. Та же история с неотвеченными письмами и запросами. Если они остаются где-то в уме, в один момент произойдет т.н. пожар, и со всеми ними придется быстро разбираться. Нагрузка не должна колебаться в такой степени, и подобных накоплений не должно возникать.

У нас нет ничего, кроме времени. Вопрос в том, насколько разумно мы его используем. Если ты мог бы определить хотя бы некоторые из трат, которые проявляются в твоей рабочей среде, то знай, что у тебя есть возможность сохранить ценное время.