Отчетность на бумаге приниматься не будет

С целью внедрения и координации упрощенной системы отчетности была создана правительственная комиссия, членами которой назначены сотрудники различных учреждений: министерства юстиции, министерства финансов, департамента статистики, Банка Эстонии, центра регистров и информационных систем, Эстонской торгово-промышленной палаты, министерства экономики и коммуникаций, министерства социальных дел, министерства сельского хозяйства, а также налогового и таможенного департамента. Представлены также коллегия аудиторов и служба бухгалтерского учета. С работой правительственной комиссии можно ознакомиться на домашней страничке проекта по адресу: http://ajaveeb.just.ee/e-aruandlus/.

Отчетность, удобная как для предъявителя, так и для пользователя

Существующая на настоящий момент система отчетности является обременительной как для предъявителя данных, так и для государства. Подотчетные лица обязаны представлять отчетность о своей деятельности и показателях хозяйственной деятельности целому ряду ведомств по отдельности: например, регистровым отделам уездных судов, ведущим коммерческий регистр, налоговому и таможенному департаменту, департаменту статистики. Отчеты поступают в бумажном или электронном формате, и государство тратит большие ресурсы на то, чтобы представленные на бумаге или в файле данные обработать и внести их в банк данных в приемлемом для этого виде.

Поэтапный переход

Изменения касаются всех коммерческих объединений, которые обязаны представлять в коммерческий регистр годовой отчет о хозяйственной деятельности, некоммерческих объединений (в т.ч. партий, профсоюзов, квартирных товариществ и пр.), а также целевых учреждений. Проект не затрагивает публично-правовых юридических лиц (государство, государственные органы, обязанные вести бухгалтерский учет, органы местного самоуправления, прочие публично-правовые юридические лица), предпринимателей-физических лиц (FIE) и филиалы иностранных коммерческих объединений.

Поскольку разработка таксономии годового хозяйственного отчета является масштабным мероприятием, проект разделен на этапы. На первом этапе – начиная с 1 января 2010 года – этот проект будет касаться коммерческих объединений, некоммерческих объединений и целевых учреждений, которые составляют неконсолидированные бухгалтерские отчеты на основании общепризнанных в Эстонии принципов бухгалтерского учета, и, таким образом, должны соблюдать таксономию и составлять и представлять отчет в отчетной среде.

Первое время представлять отчет в формате PDF будут: 1) пользователи IFRS (международного стандарта финансовой отчетности), 2) лица, обязанные представлять консолидированные отчеты, 3) коммерческие объединения, целевые учреждения и некоммерческие учреждения, которые представляют отчеты в информационную систему сальдовых ведомостей министерства финансов, 4) лица, представляющие отчеты о ликвидации и заключительные отчеты, 5) лица, обязанные вести бухгалтерский отчет, основной и постоянной деятельностью которых, в понимании закона о кредитных учреждениях, является оказание финансовых услуг, однако на втором этапе будут разработаны решения и для них. Для лиц, обязанных представлять сальдовые ведомости, планируется разработка технических решений для передачи (обмена) данными между министерством финансов и коммерческим регистром.

Доступ в среду отчетности

В отчетной среде подписывать отчет с помощью цифровой подписи могут члены правления, имеющие средство аутентизации, позволяющее проставлять цифровую подпись, и которые внесены в регистр с указанием личного кода (к годовому хозяйственному отчету больше не потребуется прилагать подписи членов правления). Кроме того, можно удостоверить свою личность путем использования банковской системы аутентизации, т.е. войти в среду через банковскую ссылку, что, однако, не позволяет подписывать отчет в отчетной среде с использованием цифровой подписи. В таком случае, из составленного в отчетной среде отчета можно создать отчет в формате PDF, распечатать, подписать его на бумаге и загрузить в среду. Таким образом должны поступать также и юридические лица в том случае, если не все члены их правления имеют возможность поставить свою цифровую подпись в отчетной среде.

Как члены правления, имеющие средства аутентизации, позволяющие ставить цифровую подпись, так и те члены правления, которых путем входа через электронную банковскую среду можно соединить в регистре с предприятием (т.е. член правления внесен в регистр с указанием личного кода), могут в среде давать доверенность, например, бухгалтеру для составления и представления отчета.

Если член правления внесен в регистр с указанием даты рождения, он не имеет права самостоятельно составлять отчет и выдавать доверенность в отчетной среде, поскольку при аутентизации доступа в отчетную среду отсутствует возможность однозначно соединить его с данными, имеющимися в регистре (т.е. соединить его с предприятием). За этого члена отчет может составить и представить другое лицо, например, бухгалтер, который, пройдя аутентизацию доступа в отчетную среду, находит верное подотчетное лицо, и подтверждает, что оно имеет право на представление отчета. И в этом случае, в дополнение к составленному в отчетной среде отчету, необходимо загрузить в среду подписанный правлением отчет в формате PDF.

Для подотчетного лица, которое не составляет отчета в отчетной среде и, следовательно, представляет в регистр отчет в формате PDF, также действуют приведенные выше правила аутентизации. Если подотчетное лицо не желает составлять и представлять годовой хозяйственный отчет в отчетной среде, в будущем году оно сможет также пойти к нотариусу. Эта возможность существует для всех подотчетных лиц – как для тех, кто должен составлять отчет в соответствии с таксономией, так и у тех, кто не обязан соблюдать таксономию. Нотариус может представить отчет в регистр в формате PDF, однако, названное действие не является бесплатным.

Просто или трудно составить отчет?

Одной из целей внедрения новой формы отчетности является ее простота и удобство пользования. Для подотчетного лица составление и представление электронного годового хозяйственного отчета не будет доставлять больше сложностей, чем это было до сих пор. В дальнейшем система станет еще проще, поскольку сравнительные данные будут выводиться на поля отчета, что позволит сделать его составление еще более быстрым и удобным.

С января 2010 года начнет работу предназначенная для пользователей служба телефонной помощи по техническим вопросам. Кроме того, еще в конце 2009 года будут изданы руководства по пользованию системой. В ближайшем будущем, очевидно, и производители программного обеспечения начнут предлагать модули бухгалтерских программ, позволяющие передавать информацию в коммерческий регистр посредством электронной среды. Это позволит предоставлять данные в коммерческий регистр, используя, образно говоря, одно нажатие клавиши.

Autor: Кадри-Катре Касак