Отчетность на бумаге приниматься не будет

С целью внедрения и координации упрощенной системы отчетности была создана правительственная комиссия, членами которой назначены сотрудники различных учреждений: министерства юстиции, министерства финансов, департамента статистики, Банка Эстонии, центра регистров и информационных систем, Эстонской торгово-промышленной палаты, министерства экономики и коммуникаций, министерства социальных дел, министерства сельского хозяйства, а также налогового и таможенного департамента. Представлены также коллегия аудиторов и служба бухгалтерского учета. С работой правительственной комиссии можно ознакомиться на домашней страничке проекта по адресу: http://ajaveeb.just.ee/e-aruandlus/.

Существующая на настоящий момент система отчетности является обременительной как для предъявителя данных, так и для государства. Подотчетные лица обязаны представлять отчетность о своей деятельности и показателях хозяйственной деятельности целому ряду ведомств по отдельности: например, регистровым отделам уездных судов, ведущим коммерческий регистр, налоговому и таможенному департаменту, департаменту статистики. Отчеты поступают в бумажном или электронном формате, и государство тратит большие ресурсы на то, чтобы представленные на бумаге или в файле данные обработать и внести их в банк данных в приемлемом для этого виде.

Целью проекта как раз и является упрощение системы отчетности таким образом, чтобы подотчетное лицо имело возможность представить из одного места сразу все требуемые государством данные в условленном формате, и полученными сведениями мог пользоваться как частный сектор, так и государственные учреждения (в соответствии с предоставленными им правами).

Система автоматического контроля информирует предъявителя о возможных ошибках уже на стадии заполнения данных, способствуя тем самым улучшению качества данных и сокращению количества предупреждений и штрафов, налагаемых на подотчетных лиц за погрешности в отчетности.

Представленные данные легче сравнивать, и проводимый на их основе экономический анализ становится более точным. Обрабатываемые электронным способом данные становятся также доступными намного быстрее, поскольку отпадает требующая длительного времени необходимость их обработки до формата, приемлемого для использования в электронном виде.

При межгосударственном обмене информацией было бы разумно следовать единому стандарту, поскольку унификация показателей отчетности позволяет одинаково трактовать их суть. Например, в мире набирает все большую популярность стандарт XBRL (eXtensible Business Reporting Language – расширяемый язык деловой отчетности). Внедрение отчетности с его использованием уже началось в Швеции, Дании, Нидерландах, Италии, Англии и Бельгии, а теперь и в Эстонии.

XBRL или eXtensible Business Reporting Language – это платформа для передачи информации на базе XML, которая прекрасно подходит для быстрой, эффективной и дешевой передачи, обработки и анализа коммерческой и финансовой информации. Разработкой XBRL занимается состоящее из почти 250 предприятий, организаций и правительственных учреждений недоходное объединение «XBRL International». Это открытый стандарт, не требующий от пользователя никаких лицензий и оплаты.

Одной из важнейших его частей является достижение договоренности относительно центральной таксономии годового хозяйственного отчета и ее утверждение на государственном уровне. Сутью таксономии является перечень элементов, в котором каждому показателю или единице данных дается свой тэг (tag – метка), который позднее позволяет компьютеру легко и быстро обрабатывать эти данные.

Для лиц, представляющих отчеты, и их аудиторов создается инфотехнологическая среда, в которой они имеют возможность составлять, проверять, подписывать, добавлять заключение аудитора и отправлять свой отчет. При этом предусмотрены как обязательные части отчета (основные отчеты), так и части, которые в соответствии с необходимостью и обязанностью, проистекающей из закона о бухгалтерском учете, подотчетное лицо может приложить к отчету или заполнить (приложения, в т.ч. всевозможные бланки установленной формы, дополнительные тексты). Лицам, представляющим отчет, и аудиторам предоставляется помощь в соответствующей среде в виде суммирующих и проверочных формул (контрольный платеж, приведены ли все части отчета в соответствие), а также различных разъяснений, ссылок и вспомогательной информации.

Изменения касаются всех коммерческих объединений, которые обязаны представлять в коммерческий регистр годовой отчет о хозяйственной деятельности, некоммерческих объединений (в т.ч. партий, профсоюзов, квартирных товариществ и пр.), а также целевых учреждений. Проект не затрагивает публично-правовых юридических лиц (государство, государственные органы, обязанные вести бухгалтерский учет, органы местного самоуправления, прочие публично-правовые юридические лица), предпринимателей-физических лиц (FIE) и филиалы иностранных коммерческих объединений.

Поскольку разработка таксономии годового хозяйственного отчета является масштабным мероприятием, проект разделен на этапы. На первом этапе – начиная с 1 января 2010 года – этот проект будет касаться коммерческих объединений, некоммерческих объединений и целевых учреждений, которые составляют неконсолидированные бухгалтерские отчеты на основании общепризнанных в Эстонии принципов бухгалтерского учета, и, таким образом, должны соблюдать таксономию и составлять и представлять отчет в отчетной среде.

Первое время представлять отчет в формате PDF будут: 1) пользователи IFRS (международного стандарта финансовой отчетности), 2) лица, обязанные представлять консолидированные отчеты, 3) коммерческие объединения, целевые учреждения и некоммерческие учреждения, которые представляют отчеты в информационную систему сальдовых ведомостей министерства финансов, 4) лица, представляющие отчеты о ликвидации и заключительные отчеты, 5) лица, обязанные вести бухгалтерский отчет, основной и постоянной деятельностью которых, в понимании закона о кредитных учреждениях, является оказание финансовых услуг, однако на втором этапе будут разработаны решения и для них. Для лиц, обязанных представлять сальдовые ведомости, планируется разработка технических решений для передачи (обмена) данными между министерством финансов и коммерческим регистром.

В отчетной среде подписывать отчет с помощью цифровой подписи могут члены правления, имеющие средство аутентизации, позволяющее проставлять цифровую подпись, и которые внесены в регистр с указанием личного кода (к годовому хозяйственному отчету больше не потребуется прилагать подписи членов правления). Кроме того, можно удостоверить свою личность путем использования банковской системы аутентизации, т.е. войти в среду через банковскую ссылку, что, однако, не позволяет подписывать отчет в отчетной среде с использованием цифровой подписи. В таком случае, из составленного в отчетной среде отчета можно создать отчет в формате PDF, распечатать, подписать его на бумаге и загрузить в среду. Таким образом должны поступать также и юридические лица в том случае, если не все члены их правления имеют возможность поставить свою цифровую подпись в отчетной среде.

Как члены правления, имеющие средства аутентизации, позволяющие ставить цифровую подпись, так и те члены правления, которых путем входа через электронную банковскую среду можно соединить в регистре с предприятием (т.е. член правления внесен в регистр с указанием личного кода), могут в среде давать доверенность, например, бухгалтеру для составления и представления отчета.

Если член правления внесен в регистр с указанием даты рождения, он не имеет права самостоятельно составлять отчет и выдавать доверенность в отчетной среде, поскольку при аутентизации доступа в отчетную среду отсутствует возможность однозначно соединить его с данными, имеющимися в регистре (т.е. соединить его с предприятием). За этого члена отчет может составить и представить другое лицо, например, бухгалтер, который, пройдя аутентизацию доступа в отчетную среду, находит верное подотчетное лицо, и подтверждает, что оно имеет право на представление отчета. И в этом случае, в дополнение к составленному в отчетной среде отчету, необходимо загрузить в среду подписанный правлением отчет в формате PDF.

Для подотчетного лица, которое не составляет отчета в отчетной среде и, следовательно, представляет в регистр отчет в формате PDF, также действуют приведенные выше правила аутентизации. Если подотчетное лицо не желает составлять и представлять годовой хозяйственный отчет в отчетной среде, в будущем году оно сможет также пойти к нотариусу. Эта возможность существует для всех подотчетных лиц – как для тех, кто должен составлять отчет в соответствии с таксономией, так и у тех, кто не обязан соблюдать таксономию. Нотариус может представить отчет в регистр в формате PDF, однако, названное действие не является бесплатным.

Одной из целей внедрения новой формы отчетности является ее простота и удобство пользования. Для подотчетного лица составление и представление электронного годового хозяйственного отчета не будет доставлять больше сложностей, чем это было до сих пор. В дальнейшем система станет еще проще, поскольку сравнительные данные будут выводиться на поля отчета, что позволит сделать его составление еще более быстрым и удобным.

С января 2010 года начнет работу предназначенная для пользователей служба телефонной помощи по техническим вопросам. Кроме того, еще в конце 2009 года будут изданы руководства по пользованию системой. В ближайшем будущем, очевидно, и производители программного обеспечения начнут предлагать модули бухгалтерских программ, позволяющие передавать информацию в коммерческий регистр посредством электронной среды. Это позволит предоставлять данные в коммерческий регистр, используя, образно говоря, одно нажатие клавиши.

Autor: Кадри-Катре Касак