Апостилирование документов – только у нотариуса

Для чего вообще нужно подтверждение документа апостилем (апостилирование)? Если лицо, независимо от того, является ли оно предпринимателем или простым гражданином, изъявляет желание использовать документ, выданный государственным учреждением одной страны, в другой стране в качестве официального документа, как правило, возникает необходимость подтверждения подлинности этого документа. Одним из наиболее распространенных способов сделать это является возможность подтвердить документ апостилем. Например, в Эстонии в год выдается чуть менее 10 000 апостилей.

Апостилирование следует отличать от легализации документа, которая, по сути, выполняет ту же цель. Легализация документа необходима в тех случаях, когда государство, в котором желают использовать документ, не присоединилось к Гаагской конвенции, согласно которой устанавливается специальный штамп – апостиль (Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года) или если с этим государством Эстония не заключила договор о правовой помощи.

Апостилированию подлежат только публичные документы. Публичный документ – это выданный официальным учреждением или официальным лицом (напр., нотариусом, судебным исполнителем, присяжным переводчиком) документ (в т.ч. выписка из государственного регистра). Прочие документы следует рассматривать как частные документы, и они не апостилируются. Все же нельзя исключать ситуацию, при которой частный документ и публичный документ образуют единое целое – напр., нотариус делает запись на частных документах о подлинности подписи, или присяжный переводчик – подтверждение о подлинности перевода. В таких случаях эти подтверждающие отметки можно апостилировать.

Значение и применение апостиля

Если документ подтвержден апостилем, то его подлинность признается во всех других странах, присоединившихся к Гаагской конвенции без иных дополнительных формальностей. В то же время следует подчеркнуть, что одно дело – признание подлинности документа, и другое дело – его практическое применение в другом государстве. Относительно использования документов одной страны в другой стране могут быть установлены также и дополнительные условия. Это требование проистекает из того, что в каждом государстве действуют свои правила, например, касающиеся использования тех или иных языков. Если выданный в Эстонии документ на эстонском языке заверяется апостилем, то это, конечно, является для учреждений другого государства подтверждением подлинности документа, однако, с большой долей вероятности потребуется также еще и перевод документа. Для этого, как правило, следует обратиться к присяжному переводчику. При апостилировании следует помнить о том, что свидетельствование с помощью апостиля подтверждает подлинность подписи, печати или штампа, проставленных на документе, и компетентность лица, подписавшего документ, однако, не подтверждает верность содержания документа. Таким образом, в каждом конкретном случае следует выяснить, какие документы необходимо оформить и заверить апостилем, чтобы получившее их лицо могло выданные в одном государстве документы использовать в другой стране по назначению.

Куда следует обращаться для апостилирования документа?

Согласно действующим на настоящий момент правовым актам, следует исходить из того, к сфере ответственности какого министерства относится учреждение или лицо, выдавшее соответствующий документ, и, в соответствии с этим обращаться либо в министерство образования и науки, министерство внутренних дел, министерство социальных дел или в министерство иностранных дел. В некоторых случаях с одним документом необходимо обращаться даже в два министерства. Подобное «разделение труда» на практике, порой, порождает неразбериху, и люди нередко обращаются не в то министерство. Подобную ситуацию позволит изменить вступающая в силу с 1 января 2010 года новая редакция закона о нотариате. Начиная с приведенной выше даты, апостилирование документов становится служебным действием нотариусов, т.е. нотариусы получают исключительную компетенцию на совершение этой процедуры. Соответствующее изменение можно приветствовать, прежде всего, по той причине, что для лица, желающего подтвердить документ апостилем, получение соответствующего заверения упрощается и, по всей вероятности, также и ускоряется. Последнее обуславливается хотя бы уже тем обстоятельством, что человек может обратиться для апостилирования документа к ближайшему нотариусу.

Процедура апостилирования у нотариуса

В пояснительной записке к проекту закона об изменении закона о нотариате подчеркивается, что нотариус не может подтверждать свою подпись или оттиск печати на заверенном или подтвержденном им самим документе. Идея апостилирования заключается в том, что одно (обладающее соответствующей компетенцией) лицо заверяет подлинность подписи другого (обладающего соответствующей компетенцией) лица и тот факт, что подобное официальное лицо на самом деле существует. Если бы одно и то же лицо подтверждало бы как документ, так и прилагаемый к нему апостиль, его приложение к документу, по сути, становилось бы бессмысленным. В подобном случае мы имели бы дело с контролированием самого себя. Идея конвенции, касающейся апостиля, заключается в том, чтобы документы были формально проверены, и выдавалось бы свидетельство относительно этого контроля (апостиль). Подобный контроль возможен, если документ просматривает назначенное государством компетентное лицо, которое не является тем же самым лицом, которое выдало этот документ.

В упомянутой выше пояснительной записке все же обращается внимание на то, что, если несколько нотариусов объединены в одном бюро, то возможно действовать таким образом, что один нотариус подтверждает апостилем документ, составленный другим нотариусом, действующим в том же бюро. Подобное решение не представляет опасности для достоверности апостилирования документа, прежде всего, именно потому, что каждый нотариус сам несет ответственность за свои действия. Осуществление процедур описанным выше способом, несомненно, является разумным и удобным также и для лица, желающего заверить документ апостилем.

Подтверждение документа апостилем у нотариуса будет стоить несколько больше, чем сейчас, т.е. вместо 230 крон – 350 крон. Повышение платы обосновывается в пояснительной записке необходимостью развития информационной системы для апостилирования, в которой будут собраны образцы подписей и оттисков печатей компетентных лиц.

Autor: Март Кягу