Внимание! Эта статья была опубликована более 5 лет назад и относится к цифровому архиву издания. Издание не обновляет архивированное содержание, поэтому, возможно, вам стоит ознакомиться с более свежими источниками.
E-mail «на деревню дедушке»
Бумажная деловая переписка, за редкими исключениями, уже давно превратилась в анахронизм, уступив место электронной почте. Вместе с тем в бизнес-переписке многие теряют бдительность и скатываются на неформальное общение. А ведь элементарную вежливость еще никто не отменял! Деловое письмо должно оставаться таковым в любом формате. Вероятно, при написании виртуального письма, ввиду легкости отправления и быстрой скорости его получения адресатом, у отправителя складывается ложное впечатление простоты, более близкого, непосредственного общения. Чего тут церемониться и заморачиваться! Написал, нажал «send», а через минуту ты уже можешь получить ответ на свое дружественное послание.
Iskrenne Vash...
Большинство пользователей относятся к электронной почте как к чему-то временному, то есть поступают с ней по принципу «прочитал и выкинул». Однако при таком отношении существует риск случайного удаления значимой информации и потери переписки с важным клиентом. Кроме того, из-за кажущейся недолговечности электронных сообщений люди часто используют их для того, чтобы выразить чувства и мнения в выражениях, которые они никогда бы не позволили себе употребить в традиционных письмах. Публикация таких писем в сети может нанести серьезный ущерб репутации компании или явиться причиной юридических исков к ней.
А уж о грамотности электронных писем, которые набиваются наспех, в совершенно одинаковой форме, и говорить не приходится: опечатки, орфографические и пунктуационные ошибки стали уже обыденным явлением.
Признаться, когда от вполне уважаемой компании приходит письмо с грубой ошибкой, подсознательно к ней начинаешь терять уважение, пусть даже эта ошибка произошла по небрежности. Иногда и вовсе не понимаешь смысл какого-нибудь очередного предложения о сотрудничестве. И хорошо, если пара опечаток проскользнет в середине текста, а если впопыхах мы допускаем ошибку в имени или фамилии делового партнера? Тут уж на нас могут и обидеться. Ведь некоторые люди относятся к этому весьма трепетно.
Бывает, что русский текст приходит на латинице, и тогда невольно закрадывается мысль, что отправитель преследует цель завуалировать свою неграмотность.
Иногда, написав письмо конкретному лицу, мы отправляем его не по тому адресу, а если отправляем на общий e-mail, не указываем имени человека; ошибочно копируем письмо для других адресатов и т.д., и т.п. А потом удивляемся «неадекватным» ответам или игнорированию запросов.
Электронная почта, безусловно, – одно из самых революционных изобретений, данных миру интернетом. Но почему мы не задумываемся о том, каким мощным производственным инструментом она является? Плохо составленные письма могут разрушить доверительные отношения между людьми, поэтому электронный этикет играет немаловажную роль в привлечении клиентов и партнеров по бизнесу.
Кратко, но вежливо
Конечно же, никто не спорит, что электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «оn-line». Язык здесь отличается конкретностью, краткостью. Поэтому рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке выражений типа «please, be informed» (мы информируем Вас…), «as per your request» (согласно Вашему запросу) и т.п.
Тем не менее, западные документоведы рекомендуют не заменять телефонные разговоры электронной перепиской. Учитывая скорости e-mail, такое желание появляется постоянно. При умелом же использовании эти средства коммуникации дополняют друг друга. И еще один подводный риф, встречающийся при переписке по e-mail: поступающая от адресата информация не всегда приятна, а иногда, вызывая отрицательные эмоции, толкает на резкость, желание ответить «как надо». Лучше оставить не- понравившееся послание без ответа, чем отреагировать на него гневным письмом.
Советы по написанию e-mail:
1.Зачастую мы не дублируем информацию в письме и приложенном к нему файле. Но ведь прилагаемый файл будет сохранен отдельно от письма или распечатан!
Как часто мы находим у себя на рабочем столе загадочные бумаги без имени автора и даты, и выкидываем их потому, что не можем вспомнить, от кого и зачем они пришли.
2.Тема письма крайне важна для того, чтобы получатель вообще открыл ваше письмо, а в случае отдельного файла - стал его читать.
3.Короткое электронное сообщение может составляться по упрощенной схеме и включать следующие три части (помимо обязательных полей электронной почты):
- Я пишу, потому что…
- Факты таковы…
- Поэтому я предлагаю следующее…
4.Когда вы отвечаете на чье-либо письмо, не поленитесь изменить текст темы. При интенсивной переписке в почте накапливаются десятки одноименных сообщений, да еще с ужасным «Re:Re:Re:Re:» в начале. Найти нужное сообщение практически невозможно.
Успешной деловой переписки!
Autor: dv. ее