Как правильно вести путевой дневник

Согласно вступившим в силу в сентябре законодательным поправкам, при выплате работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях надо каждый раз требовать корректного учёта поездок.

Чтобы у налогового ревизора или аудитора при проверке предприятия не возникло сомнение в оправданности возмещения, работникам следует разъяснить важность правильного ведения дневника.

Распространённые ошибки и недостатки при ведении дорожного дневника:

1) Отсутствует распоряжение о назначении компенсации. Хотя и при прежней редакции закона действовало требование о наличии распоряжения или приказа, бывают случаи, когда такие распоряжения или приказы не оформлялись.

2) Не отмечена чётко цель поездки. Очень часто в качестве цели поездки указывается просто «служебная поездка» или маршрут (например, Таллинн-Пярну-Таллинн). Это даёт аудитору повод сомневаться в том, что поездка действительно состоялась или что она была служебной. Поэтому желательно как можно точнее сформулировать цель поездки.

3) Не отмечена чётко цель поездки. Очень часто в качестве цели поездки указывается просто «служебная поездка» или маршрут (например, Таллинн-Пярну-Таллинн). Это даёт аудитору повод сомневаться в том, что поездка действительно состоялась или что она была служебной. Поэтому желательно как можно точнее сформулировать цель поездки.

4) Указывается пробег, а не начальное и конечное показания спидометра. Казалось бы, нет разницы, указать в дневнике пробег или исходное и конечное показания счётчика. Но, во-первых, указывая пробег, вы нарушаете требование, а во-вторых, не обеспечивается наиболее точная и прозрачная передача информации.

5) Показания счётчика явно подогнаны. Распространены случаи, когда путевые дневники заполняются как положено, но указанный пробег сомнителен. Например, отмеченные в дневнике пять служебных поездок в месяц и показания счётчика пробега в точности соответствуют друг другу. Выходит, что в остальные дни не было ни одной личной поездки. Если, например, в семье несколько автомобилей, это может соответствовать действительности, но если лицо представляет подобные отчёты ежемесячно, волей-неволей возникает вопрос об их правдивости.

Требования к корректному  учёту и выплате компенсации:

1) Выплата компенсации

Каждый раз перед выплатой компенсации работодатель должен издать соответствующее распоряжение, в котором указаны имя и фамилия получателя, а также дата поездки или период, в течение которого были сделаны возмещаемые затраты на поездки. Чтобы оформление распоряжений не было чересчур обременительным, целесообразно издавать каждый месяц одно распоряжение на все компенсации.К распоряжению следует приложить корректно оформленный и заполненный путевой дневник.

2) Данные в путевом дневнике

Имя и фамилия лица, использующего автомобиль.Регистрационный номер автомобиля.Исходный и конечный показатели счётчика пробега при каждой служебной поездке.Дата и цель поездки.

3) Сохранение путевых дневников

Сохранение путевыхдневников обязательно.С них надо снять копию.

Подробнее читайте в транспортной рубрике свежего выпуска "Деловых Ведомостей".

Autor: dv.ee Марин Якобсон