Как доказывать использование легковых автомобилей

В том случае, если предприятие хочет зачитывать 100 процентов налога с оборота при приобретении и расходах по эксплуатации легкового автомобиля, а также не платить налог со спецльготы, то необходимо обеспечить такое положение, при котором невозможно использовать легковой автомобиль в целях, не связанных с предпринимательством.

Заявление о том, что на предприятии обеспечено использование автомобиля только для предпринимательства, представитель предприятия может сделать и устно, и это является доказательством при контроле соответствующих обстоятельств. Но такое заявление можно счесть голословным в том случае, если невозможно точно выяснить, каким именно образом обеспечивается использование автомобиля исключительно для предпринимательства.Хотя закон не разъясняет, какими доказательствами налогоплательщик должен подтвердить связь расходов с предпринимательством (и облагаемым оборотом), суды уточнили, что налогоплательщик должен организовывать свою предпринимательскую деятельность так, чтобы хозяйственные сделки были должным образом задокументированы и обстоятельства, необходимые для выяснения налоговых обязательств, можно было проверить [ССЫЛКА1]. Суд также указал, что хозяйственные сделки могут быть подтверждены только счетами, но для этого счета должны быть ясными, убедительными и конкретными [ССЫЛКА2].

Такие же условия действуют и при зачете налога с оборота по расходам, связанным с легковым автомобилем (в том числе с его приобретением), и при доказательстве использования автомобиля исключительно в целях предпринимательства – это означает, что использование легкового автомобиля за налоговый период должно быть проверяемым и при обращении налогового управляющего налогоплательщиком доказуемым (есть решение предприятия, работники осведомлены и использование отслеживается). 

! Отмечаем, что это не единственный возможный вариант и предприниматель может вести учет иным достоверным способом. Прежде всего предприниматель должен решить, можно или нельзя на автомобиле совершать личные поездки. О решении необходимо также известить работников.

Для легковых автомобилей, используемых исключительно для предпринимательства, предприятие составляет порядок использования. Это внутренний документ, в котором ясно зафиксирована тематика, связанная с легковым автомобилем, и при контроле предприятие может его предъявить.

В порядке использования автомобиля: - установлено, что личные поездки не разрешены; - установлено место парковки автомобиля в то время, когда рабочие поездки не совершаются, и в том случае, если место парковки отличается от места деятельности коммерческого объединения, приведена экономическая причина, по которой целесообразно держать автомобиль именно в указанном месте; - зафиксировано, кто использует транспортное средство и как организовано использование (например, заключены ли с работником договора на использование, где установлены условия; если автомобиль используют несколько работников, то как организован возврат ключей и т.д.).

В дополнение к порядку использования нужно также следить за реальным использованием, чтобы исключить возможность личных поездок. Например, если порядок использования автомобиля предписывает не совершать личные поездки и в конце рабочего дня парковать автомобиль на стоянке предприятия, то это должно контролироваться предпринимателем.

Для обеспечения контролируемости вместе с порядком использования можно вести учет на основании установленного в автомобиле устройства GPS или следующих показателей: - ежемесячное фиксирование начальных и конечных показаний одометра, чтобы можно было установить месячный пробег; - имена и адреса клиентов, партнеров и других, к кому в этом месяце ездили (если эту информацию можно получить в другом месте, то двойной учет не нужен); - пояснения относительно рабочих поездок, если они совершаются частично и в личных интересах. Например, поездки домой или парковка дома (если автомобиль используется исключительно для предпринимательства, но в один вечер на нем надо поехать домой, так как на нем рано утром надо ехать в командировку).

Для ведения учета есть несколько возможностей, например, можно использовать системы/приложения автоматического учета поездок или путевой лист, которыми или прилагаемыми к которым доказательствами можно подтвердить связь поездок с предпринимательством (например, указано имя или имена клиентов, связанных с целью поездки, приложена информация о заправке –таким образом можно сравнить количество чеков на топливо и количество отраженных заправок).

 

 

Изменения налогообложения легковых автомобилей

С нового года использование легкового автомобиля работодателя для личных поездок облагается налогом на основании мощности транспортного средства. Размер стоимости специальной льготы для автомобилей в возрасте до 5 лет составляет 1,96 евро за киловатт; для автомобилей, возраст которых превышает 5 лет – 1,47 евро за киловатт. Результатом такого учета стала отмена обязанности ведения дневника поездок для лекговых автомобилей, что сокращает административную нагрузку как для предприятий, так и для Налогово-таможенного департамента. Однако излишне высокая цена специальной льготы сводит почти на нет положительное влияние изменений. В ходе рассмотрения законопроекта Торгово-промышленная палата предложила установить более низкую ставку налога, однако эта инициатива, к сожалению, не была принята во внимание.

Если легковой автомобиль вообще не используется для поездок, не связанных с предпринимательской деятельностью, то при вводе транспортного средства в эксплуатацию фирма должна известить об этом Департамент шоссейных дорог. В таком случае нет необходимости уплачивать и налог на специальную льготу.

Порядок использования личных лекговых автомобилей для рабочих поездок с нового года не изменился.

Дополнительная информация: стоимость специальной льготы за использование служебного автомобиля будет рассчитываться на основании киловаттов