Делегировать стоит не только мелочи
Зачем нужно делегировать полномочия и задания? Как узнать, что именно надо делегировать? Как начать делегировать и больше доверять другим людям?
Лаборатория менеджмента «Как стать эффективным руководителем»
Встреча состоится 22.11.2017 г. Перед слушателями выступят: руководитель Estravel Анне Самлик, основатель и руководитель Erply Кристьян Хийемаа, коуч по тимбилдингу и менеджменту Кайдо Паюмаа, коммуникационный психолог Тынус Лехтсаар, коуч и преподаватель Рути Эйнпалу. Подробнее: www.konverentsid.ee
22 ноября на встрече Лаборатории менеджмента (Juhtimislabor) основатель и руководитель компании Erply Кристьян Хийемаа расскажет о том, как и в чём делегирование может оказаться полезным руководителям.
Весьма маловероятно, что в роли клиента вы будете вмешиваться в процесс приготовления блюда. Вы полностью делегировали своё пожелание и доверяете коллективу ресторана.
Затем вы получаете своё блюдо, и допусти, что оно кажется вам пересоленным. Тогда вы отправляете его обратно вместе с пояснением, что именно в этом блюде было не так. Теперь всё зависит от организации труда в ресторане, то есть насколько они компетентны в разрешении ситуации, то есть компенсации ущерба. Например, они могут приготовить вам новое блюдо, предложить десерт за счёт заведения и т.п., то есть возместить вред, нанесённый своей ошибкой.
Аналогичным образом вместе с ответственностью следует делегировать и часть прибыли или убытка. В случае ресторана убытком может быть даже не часть прибыли, связанная с подачей данного блюда, но испорченные отношения с клиентом.
Необходимость смириться с результатом
Главный ключ к успешному управлению командой и делегированию задач и полномочий – это предоставление разумной обратной связи и исключение излишней эмоциональности. При этом критичным фактором является необходимость смириться с результатом, поскольку полученный результат с большой долей вероятности будет оптимальным в пределах поставленных условий и имеющихся ресурсов. Если же результат явно не соответствует ожиданиям, то в этом случае следует внести коррективы в команду, навыки или ресурсы.
Конечно, не стоит спускаться на уровень микроменеджмента и выполнять уже делегированную задачу самостоятельно ради лучшего результата. Будьте доступны для исполнителя задачи и время от времени подводите промежуточные итоги. Это позволит вам убедиться в успешности процесса, а исполнитель сможет задать вам уточняющие вопросы или получить подтверждение своим действиям.
Чем чётче вы сможете сформулировать свои пожелания или задачи, тем проще будет организовать процесс делегирования.
Делегирование любой задачи должно сопровождаться предоставлением подходящего ресурса – технического, материального или человеческого. Не стоит ожидать, что секретарь с хорошими техническими навыками превосходно справиться с конструированием сайтов или SEO. Данные функции секретарь может в свою очередь передать вебмастеру.
Схема делегирования
Небесполезно будет записать все задачи, ресурсы и ожидаемые результаты. Раньше для этого использовался формат заметок. Большое преимущество такого формата заключается в его конкретности. Например, установление чёткого графика в процессе делегирования позволит определить масштаб промежуточных этапов, а также поможет исполнителю оценить свой прогресс.
В качестве примера можно рассмотреть процесс заказа еды в ресторане. Вы берёте меню, где в общих чертах описано, что собой представляет блюдо, а также указана его цена. Если вы хотите расспросить о блюде поподробнее или что-то в нём изменить, то вы обращаетесь к официанту, а потом делаете заказ.
Весьма маловероятно, что в роли клиента вы будете вмешиваться в процесс приготовления блюда. Вы полностью делегировали своё пожелание и доверяете коллективу ресторана.
Затем вы получаете своё блюдо, и допусти, что оно кажется вам пересоленным. Тогда вы отправляете его обратно вместе с пояснением, что именно в этом блюде было не так. Теперь всё зависит от организации труда в ресторане, то есть насколько они компетентны в разрешении ситуации, то есть компенсации ущерба. Например, они могут приготовить вам новое блюдо, предложить десерт за счёт заведения и т.п., то есть возместить вред, нанесённый своей ошибкой.
Аналогичным образом вместе с ответственностью следует делегировать и часть прибыли или убытка. В случае ресторана убытком может быть даже не часть прибыли, связанная с подачей данного блюда, но испорченные отношения с клиентом.
Необходимость смириться с результатом
Главный ключ к успешному управлению командой и делегированию задач и полномочий – это предоставление разумной обратной связи и исключение излишней эмоциональности. При этом критичным фактором является необходимость смириться с результатом, поскольку полученный результат с большой долей вероятности будет оптимальным в пределах поставленных условий и имеющихся ресурсов. Если же результат явно не соответствует ожиданиям, то в этом случае следует внести коррективы в команду, навыки или ресурсы.
Конечно, не стоит спускаться на уровень микроменеджмента и выполнять уже делегированную задачу самостоятельно ради лучшего результата. Будьте доступны для исполнителя задачи и время от времени подводите промежуточные итоги. Это позволит вам убедиться в успешности процесса, а исполнитель сможет задать вам уточняющие вопросы или получить подтверждение своим действиям.
Autor: Кристьян Хийемаа руководитель компании Erply