Зачем предприятиям э-счета?

Время от времени этой темы в большей или меньшей степени касаются то государство, то отдельные предприятия, однако массовый переход на электронные счета до сих пор не состоялся. Конечно, во многом это связано с неосведомлённостью и страхами целевой аудитории. Поэтому давайте посмотрим, что представляет собой э-счёт, а также кому и зачем он нужен.

Несмотря на то, что в Эстонии большинство счетов выставляют в формате PDF и отправляют по электронной поч­те, они всё же не являются элект­ронными счетами (э-счетами).

Настоящие э-счета – машиносчитываемые, то есть это файлы, созданные на основе единого стандарта, которые автоматически передаются из программы бухгалтерского учёта составившего их предприятия в соответствующую программу получателя.Таким образом, э-счёт – это в чис­том виде совокупность данных, которыми обмениваются системы. Конечно, эту информацию можно отобразить в привычном виде на экране компьютера и при необходимости распечатать, но суть настоящего э-счёта состоит всё же в автоматическом вводе информации и её прямой отправке одной машиной другой машине. Например, Финляндия, Швеция и Норвегия уже несколько лет пользуются э-счетами и доказали, что такая идея имеет смысл, и сис­тема работает. В этих странах предприятия выставляют счета государст­ву только в электронном формате.

Основная и самая существенная польза от э-счетов – это экономия времени. Обработка распространённых PDF-счетов занимает очень много времени, поскольку бухгалтер должен вручную ввес­ти в программу информацию, содержащуюся в инвойсе. Кроме того, зачастую перед этим счёт распечатывают.

Если сравнивать PDF-счёт и э-счёт, выигрыш во времени довольно значительный. Это особенно важно, когда подлежащих обработке счетов поступают сотни, а то и тысячи. Так что переход на э-счета уменьшает рабочую нагрузку бухгалтеров и в конечном итоге ведёт к снижению расходов.

Конечно, сам переход на э-счета и их ежемесячная отправка тоже связаны с расходами, но всё же они несопоставимы с экономией на трудовых ресурсах. Кроме того, э-счёт не может «потеряться», поскольку обмен информацией между системами происходит напрямую. Так же в случае э-счетов не происходит ошибок, вызванных человеческим фактором, например, ошибок при вводе данных или контроле за сроками оплаты.

Существует несколько вариантов доставки э-счетов. Совсем небольшие предприятия, составляющие за месяц считанное количество счетов, могут пользоваться государственной программой Е-arveldajа. Она даёт возможность легко составлять э-счета, а также отправлять и принимать их. Сравнительно крупным предприятиям будет удобнее пользоваться помощью третьей стороны, то есть оператора, у которого можно заказать услугу составления электронного счёта. А совсем крупные предприятия каким-либо образом интегрируют функцию составления э-счетов в свою программу бухгалтерского учёта. Очевидно, со временем возможность составлять э-счета появится во всех популярных программах бухгалтерского учёта.

По-видимому, однажды станут. Сейчас государство занимается подготовкой к масштабному внедрению э-счетов. Согласно поправке к Закону о бухгалтерском учёте, одобренной Рийгикогу 15 декабря 2016 года, учреждения государственного сектора должны были быть готовы к введению э-счетов с 1 марта 2017 года.

Если предприниматель отправляет учреждению государственного сектора э-счёт, последний должен соответствовать положениям постановления министра финансов № 24 от 11.04.2016 «Утверждение инструкции к машинообрабатываемому первичному документу» или Европейскому стандарту электронного учёта.

Отсюда следует, что в Эстонии разработан свой формат э-счёта. Поскольку разные страны продвигались с введением электронных счетов с разной скоростью, возникло множество национальных форматов. Хотя, конечно, целью Европейского союза является стандартизация формата в целях обмена э-счетами между государствами. Так как ЕС хочет, чтобы к 2020 году (директива № 2014/55/ЕС) большинство расчётов производилось при помощи э-счетов, то и создание общего стандарта неизбежно. Поэтому ведётся работа в направлении единого усовершенствованного стандарта, который позволит включить в счёт гораздо больше данных. Участники процесса в Эстонии также вносят свой вклад в то, чтобы согласовать формат с ЕС.

В Эстонии это могут делать как предприятия, так и любой желающий, пользуясь государственным «Регист­ром получателей э-счетов», в который вносят все организации (коммерчес­кие и некоммерческие товарищест­ва, фонды, учреждения государст­венного и местного самоуправления), которые принимают э-счета. Регистр получателей э-счетов создан при Коммерческом регистре, поэтому информацию о возможности организаций принимать э-счета можно получить в инфосистеме Коммерческого регистра аналогично другим данным об организации.

Подводя итоги: не стоит боять­ся э-счетов. Не нужно бояться э-счетов, скорее, стоит проанализировать количество обрабатываемых предприятием счетов и оценить время, которое тратится на их обработку. Автоматизация происходит во всех сферах деятельности, и учёт является всего лишь одной из них. Ясно, что в долгосрочной перспективе при помощи электронных счетов можно будет сократить ручной труд бухгалтеров, одновременно сведя к минимуму потенциальные ошибки. Э-счета ещё не являются обязательными, но в какой-то момент наверняка таковыми станут.

Autor: Март Лаанемяги Telia Eesti