Не рискуйте отдыхать семьёй за счёт фирмы
Несмотря на холода, запахло весной, и пошли вопросы от молодых бухгалтеров (которых за небольшие деньги нанимают маленькие фирмы) по поводу возможностей перебрасывать оплату отдыха руководства и членов их семей на счета фирм.
Такой, например, вопрос: «Член правления едет в командировку вместе с женой. В авиабилете и счёте видно, что едут двое. Можно ли на месяц оформить эту жену на работу, чтобы на две недели её командировать?» Другой бухгалтер спрашивает: «Могут ли проверить туристский ваучер, по которому семь дней будут отдыхать трое, но счёт оформлен только на нашего директора?» И много других вопросов о возможных налоговых рисках, когда деловая поездка оформляется через туристическое бюро.
В реальной хозяйственной практике могут возникать самые невероятные ситуации. Часто дело требует решений, похожих на уклонение от налогов, равно как и наоборот. Потому, рассматривая ситуацию с оплатой командировочных расходов, надо начинать со скрупулёзного исполнения нормы соответствующего правительственного постановления о компенсации расходов, связанных с деловыми поездками (№ 110 от 25.06.2009 с поправками 2010 и 2011 годов). Ключевые слова в этом документе: «Для возмещения расходов по рабочей командировке и выплаты суточных работодатель принимает решение в письменной форме, где указывается место назначения, продолжительность и задание командированному». (Часть 3 статьи 2 постановления.)
Вся соль в задании. Если для жены руководителя можно внятно сформулировать цель, ради которой она покидает родные пенаты, и для достижения поставленной цели надо семь дней находиться в городе N, а по приезде появится отчёт, из которого будет видно, что задание исполнено, или каким-либо иным способом можно будет легко и однозначно доказать, что человек ездил не зря (притом что в те же дни в том же месте находился руководитель фирмы, и однозначно видна будет также его деятельность в командировке), и понятно будет, что второй работник фирмы был в это время необходим ему или занимался работой, не связанной с деятельностью руководителя, то почему бы первой леди фирмы не поехать по фирменным делам. А как оформить эту поездку - другой вопрос.
В большинстве случаев не удаётся убедительно ответить на первый вопрос. Хотя действительно бывают ситуации, когда семейная поездка имеет смысл. Например, перевод. Работа на выставочном стенде и т.п. Тогда возникают варианты: командировка от третьего лица (если жена руководителя где-либо работает), договор подряда, срочный договор и т.п. В разных случаях по-разному решается вопрос о суточных. И, конечно, требуется серьёзное обоснование длительности поездки. То есть хлопот не оберёшься.
А по поводу оплаты счёта туристической фирмы, организующей поездку работника (или члена правления), никаких проблем нет. Более того, в сегодняшних условиях (когда из Таллинна прямыми рейсами почти никуда не попадёшь) без специализированного посредника и билетов не получишь, и гостиницу не закажешь. Но оформлять счёт от туристической фирмы таким образом, что услугу получат несколько человек, ни в коем случае не следует. Проверяется это элементарно.
В такой ситуации единственно верное решение: оплатить счёт через фирму, а затем в кассу фирмы уплатить личными деньгами за сопровождающих лиц из числа родственников. Раскладку цены для таких расчётов любая турфирма охотно предоставит.
При такой поездке должны быть особенно ясно сформулированы её цели и должен легко просматриваться график работ (чтобы понятно было, зачем понадобилось быть где-то семь или даже четырнадцать дней). А если цель - посещение выставки, но вся семья находится в том же городе семь дней, то не стоит мелочиться: надо доплатить за пять дней (исключив два выставочных дня) проживания в гостинице самому работнику и оплатить за один «конец» дороги. Естественно, суточные выплатить надо также за два дня.
Выигрыш за счёт командировочных расходов не стоит нервотрёпки, которая возникнет в ходе налоговой проверки. Не хотите лишних неприятностей - летайте за счёт фирмы (судя по документам) везде в одиночестве. Всё остальное должно оставаться «за кадром», по которому документы имеются в бухгалтерии. Но письменное распоряжение всё же не забывайте оформлять.