ИТ и кризис: экономить или нет?

За прошедшие два месяца я убедился, что данные мною советы работают, а составленные планы в целом жизнеспособны (надеюсь, что так и будет продолжаться в оставшиеся 10 месяцев года). Надеюсь, мои соображения будут кому-то полезны, ведь скорректировать свои расходы не поздно даже в середине года, а сейчас только март.

Итак, сейчас почти в любой фирме есть какое-то количество компьютеров, принтеров и другой техники с необходимыми для работы программами, телефония, соединение с Интернетом и веб-сайт; в некоторых более крупных фирмах вдобавок к этому имеется сервер (а то и несколько), какие-то корпоративные инфосистемы, ИТ-персонал, обслуживающий всё это хозяйство, громадные планы на его развитие, целый список своих «хотелок» (новый мобильник, редизайн сайта и проч.) и бюджет.

А вот насчёт последнего я погорячился. Оказывается, даже в весьма крупных фирмах (полсотни рабочих мест и трое "айтишников" в коллективе) нет бюджета на ИТ! А раз нет бюджета - невозможно контролировать расходы и невозможно контролировать траты денег.

Поэтому первый совет: даже если у вас всего один компьютер, составьте свой ИТ-бюджет! Для этого не нужно быть бухгалтером или пользоваться какой-то специальной программой сложнее OOO Calc или Google Docs. Составление займёт у вас от силы полчаса. В более крупной фирме вы можете попросить бухгатера сделать за вас выборку трат на ИТ или, по крайней мере, начать учитывать эти траты с начала года и на основе прошедших месяцев экстраполировать данные по расходам на год вперёд. Теперь у вас есть список расходов, и мы посмотрим, что можно с ними сделать.

Если в фирме числится ИТ-персонал, то скорее всего строка бюджета на его содержание будет самой длинной в таблице. Даже один "айтишник" средней руки с нетто-зарплатой 15 000 обходится предприятию вместе с налогами в 300 000 крон в год. Оцените критически: насколько он загружен? Каков его КПД, и что он приносит фирме? Действительно ли он так незаменим, как кажется? К сожалению, я вынужден признать, что среди моих коллег нередки люди чрезвычайно ленивые, но способые изображать бурную (хоть и безрезультатную при ближайшем рассмотрении) деятельность и умудряющиеся годами пудрить мозги технически малограмотному начальству. По моим наблюдениям, в подавляющем большинстве их можно и нужно заменить партнёрскими договорами или проектными отношениями со специализированными фирмами), либо они недозагружены.

Отсюда, совет второй: если у вас больше одного "айтишника", увольте одного. Если он у вас один - дайте ему больше работы за ту же зарплату. Практика показывает, что вы можете смело увеличить нагрузку на 10 часов в неделю. Умный "айтишник "(а зачем вам другой?) найдёт способ делать её за 5 часов, а эти 5 часов он отрежет от чтения новостей, проверки мейлов и других «важных» дел - всего-то по 1 часу в день.

Идём дальше. Второе место по тратам, как правило, занимают всевозможные проекты по созданию, внедрению и развитию тех или иных инфосистем (CRM, ERP, и т.д), затраты на веб-сайт и интранет, интеграции между собой различных сервисов и т.п. Первым делом необходимо критично оценить своевременность этих инвестиций, задавшись вопросом: «Что больше: дополнительная прибыль в результате внедрения этого решения или экономия от отказа от него до лучших времён?» Если внедряемое решение способно увеличить ваши доходы, например: вы открываете на своём сайте интернет-магазин, что позволит вам торговать по всей стране (или даже миру!) и в случае успеха закрыть убыточный оффлайновый магазин, — то это оправданная инвестиция. Если же вы задумали просто обновить свой сайт, т.к. его дизайн не менялся уже 3 года, то, скорее всего, вы проживёте с устаревшим дизайном ещё три, нечего этого стыдиться.

В то же время нельзя забывать и о том, какими силами и средствами проводится разработка и внедрение инфосистемы. Если вы приобретаете какой-то платный программный комплекс у заграничного поставщика и заказываете все работы за границей — семь раз отмерьте, прежде чем подписывать контракт. Цены на человеко-часы за границей в разы превышают наши, поэтому как минимум необходимо поискать самого дешёвого поставщика, взять его ценовое предложение, показать стоящему на ступеньку выше, выбить скидку, показать её первому и т.д. А вообще, решать в пользу платного решения нужно только если достойной бесплатной альтернативы нет, а наличие этого софта является для вашего бизнеса вопросом жизни и смерти.

Применительно к развитию инфосистем справедливы следующие три правила:

заказать разработку в Эстонии будут быстрее и дешевле, чем за границей. Но даже это не означает, что вы соглашаетесь на первое предложение фирмы «по-знакомству». Поговорите хотя бы с двумя фирмами и убедитесь, что «ваши знакомые» не хотят хорошо заработать «по-знакомству»;

заказать разработку небольшой фирме с хорошей репутацией будет дешевле, чем в большой и известной, а её решение обойдётся в конечном итоге дешевле, окажется качественнее и внедрится быстрее, чем заказанное у студента-фрилансера;

задействовать штатных "айтишников" в разработке, интеграции и обучении персонала — очень хорошая идея. О их недозагруженности мы уже говорили, а ещё они лучше людей со стороны в курсе особенностей вашего бизнеса, будут всегда под рукой и в контакте с остальным персоналом.

После того как вы навели порядок с персоналом и долгосрочными проектами по «софту», самое время заняться «железом». Между прочим, по расходам оно стоит как раз следующим в нашем (вернее, вашем) списке.

Парадоксальный совет: этот год вы сможете прожить, не потратив ни кроны на обновление компьютерного парка. Исключение составляют обстоятельства непреодолимой силы: приход нового сотрудника, поломка негарантийного ноутбука или кража мобильника. В большинстве случаях жалобы пользователей на медленный компьютер или Интернет, желание купить более скорострельный принтер или фотоаппарт с ещё большим числом мегапикселей необоснованны и не должны быть удовлетворены. Не стоит принебрегать забытой в «сытые годы» практикой апгрейдов (обновления) компьютеров: добиться достаточного увеличения производительности можно увеличив объём оперативной памяти (особенно актуально для ноутбуков) и частоту процессора (настольным компьютерам). Всё остальное нытьё пользователей лечится чисткой компьютера или переинсталляцией операционной системы. В крайнем случае используйте мотивационные инструменты: новый компьютер (22-дюймовый монитор, ноутбук, ...) получает тот работник, кто по итогам квартала заработал фирме больше всего прибыли или отличился иным образом.

Если всё-таки есть необходимость приобретения "железа" или прикладных программ, то:

покупайте их в надёжном интернет-магазине, а не «с полки» - так вы за те же деньги получите лучшую комплектацию;

если в вашем коллективе работает "айтишник", можно покупать набор деталей и собирать их своими силами (кроме ноутбуков); а если компьютер приобретается для рутинных операций — то ставить Линукс вместо Виндоуса. Разница между ними на сегодняшний день не такая разительная, как пять лет назад, да и ваш недозагруженный "айтишник" поможет пользователю освоиться с Линуксом (если ваш "айтишник" сам не разбирается в Линуксе, то это повод задуматься над целесообразностью продолжения с ним трудовых отношений);

приобретая компьютер для работы с Виндоус убедитесь, что лицензия уже входит в стоимость (приобрести её потом отдельно будет дороже) и не забудьте антивирус — это единственная коммерческая программа, у которой отсутствуют качественные бесплатные аналоги (я не беру в расчёт специализированный софт, вроде бухгалтерии).

не стоит экономить на мониторе — доказано, что размер имеет значение, и повышенный КПД сотрудника за 19-дюймовым монитором быстро окупит разницу в его стоимости, по сравнению с 17-дюймовым.

Следующий раздел нашего бюджета - затраты на договорные отношения с партнёрами. Зачастую в бюджет ИТ не попадают расходы на связь, хотя за год по ним набегает весьма приличная сумма, и именно эта статья лидирует в своей категории.

Что можно предпринять для уменьшения телефонных счетов?

Посчитайте, сколько мобильных телефонов оплачивает ваша фирма, все ли они подключены к одному оператору? Если нет — направьте запрос всем операторам и выберите самое выгодное для своей фирмы предложение. Даже если у вас и так фирменный договор на все телефоны, но который был заключён более года назад, есть смысл намекнуть оператору, что вам пришло более выгодное предложение (и поискать таковое, пока хальдур оператора составляет вам новое, ещё более выгодное). То же самое сделайте и в отношении настольных телефонов.

Пропагандируйте среди своих сотрудников рациональное использование средств связи. Я был удивлён, узнав, что многие фирмы даже не интересуются, есть ли у их партнёров и клиентов Скайп, а мейлы используют только если нужно передать файлы. Мой опыт говорит, что все звонки, суть которых сводится к передаче короткой и не самой срочной инофрмации, можно заменить таким же коротким мейлом или диалогом (голосом или чатом) в Скайпе.

По-прежнему невыгодно звонить на настольные номера с мобильного (если у работника есть настольный телефон), а звонки за границу — с любого телефона, кроме Скайпа (опять же, за редкими исключениями). Кстати, у Скайпа есть очень удобный сервис централизованного управления платными услугами — Skype for Business. Чтобы работники не ленились переключаться и использовать все доступным им средства связи, придумайте для них мотивационную программу.

Не поддавайтесь легко на сладкие речи продавцов о выгоде VoIP-телефонии. Внедрение VoIP всегда сопровождается расходами на оборудование: новые VoIP-телефоны или адаптеры для старых телефонов, обновление оборудования локальной сети и её расширение и т.д., а выгода от мобильности и дешевизны звонков очень сомнительна, если ваша фирма — не огромный международный концерн с тысячами сотрудников.

Сервис doodle.com позволяет свести организацию встречи с любым числом участников к двум мейлам, отправленным одновременно всем заинтересованным.

The last, but not least – интернет-провайдеры и хостинг-провайдеры, который тоже за год получают с каждого предприятия весьма кругленькую сумму. Как можно оптимизировать эти расходы?

С интернет-провайдерами дело обстоит так: цены в нашей стране весьма однородны, и поиск более дешёвого решения позволит сэкономить в лучшем случае не более пары тысяч крон в год. Но это не значит, что не надо искать либо более надёжного партнёра, могущего предоставить вам за те же деньги более качественное и скоростное соединение, либо, если сейчас Интернет вы получаете от фирмы А, а телефонию — от фирмы Б, то есть смысл спросить более выгодное предложение на обе услуги от одной из этих фирм.

Хостинг-провайдеров можете рассматривать как в роли своих союзников, так и врагов: если вы увольняете ИТ-персонал, то необходимо найти партнёра (фирму), кто возьмёт на себя администрирование ваших серверов. Таким партнёром может оказаться хостинг-провайдер: после переноса ваших серверов на его площадку, он позаботится о бесперебойной доступности и надёжной сохранности всех ваших данных за весьма умеренную плату, т.к. уже обладает необходимой для этого технической базой и компетенцией.

Врагами хостеры становятся тогда, когда сознательно завышают потребности клиента и, если у одного клиента есть, предположим, три-четыре обычных сайта, вместо 3-4 пакетов виртуального хостинга, общей стоимостью 200-400 крон в месяц, убеждают его раскошелиться на выделенный сервер стоимостью от 2000 крон в месяц. Потому всем арендаторам выделенных серверов я рекомендую подсчитать, не будет ли существенно выгоднее не выпендриваться, а пересесть на виртуальные сервера?

И в заключение - о погоде. Вернее, о рекламе. Ещё вернее — об интернет-рекламе. Но поскольку эта тема выходит за рамки нашего сегодняшнего разговора об ИТ-бюджете, оставим её для отдельного обсуждения. Но намёк-то вы поняли? Возьмите своих расходы на рекламу под контроль!

А ответ на заданный в заголовке ответ прост: для эфективного управления ИТ в кризис, бюджет нужно перераспределять, отдавать предпочтение действиям, обеспечивающим в краткосрочной перспективе увеличение доходности и большую экономию.

Статья на форуме arif.ee

Autor: Захар Кириллов