Ваше время - ваши деньги
Время является одним из важнейших ресурсов и стоит дорого, а время менеджера - тем более. Для предпринимателя очень важно уметь правильно планировать своё время, точнее сказать - управлять им. Каждый менеджер должен осознать, что знание менеджмента само по себе накладывает на человека большое количество обязательств.
Поэтому менеджер должен иметь чёткое представление о том, как управлять своим временем и распределять возложенную на него нагрузку.
Вероятно многим менеджерам знакома ситуация, когда катастрофически не хватает времени для выполнения в срок заданий или для просмотра важных материалов.
Порой не хватает времени, чтобы просто подумать, не говоря уже о серьёзном анализе дел.
Чтобы избежать стрессовой ситуации, начните, пожалуй, с элементарного анализа тех факторов, которые могут приводить к бесполезной трате рабочего времени.
1. Откладывание различной работы. Вы часто откладываете работу, которая вам не интересна, кажется скучной и рутинной. При постоянном откладывании нагрузка на вас увеличивается, и остаётся всё меньше и меньше времени на выполнение основной работы. Один из способов справиться с этой проблемой – выделить час-полтора каждый день именно на ту работу, которую хотелось бы отложить. Очень часто оказывается, что эта работа не такая уж скучная и неинтересная, а иногда и, наоборот, может подбросить свежие идеи.
2. Неэффективное делегирование полномочий. Многие менеджеры неохотно делегируют свои полномочия подчинённым, считая, что только они в состоянии выполнить эту работу лучше и быстрее других. Другая причина боязни делегирования - менеджер боится показаться несостоятельным или некомпетентным в каком-то вопросе. Надо учиться делегировать и доверять другим. Это поможет не только повысить эффективность работы менеджера, но и развить потенциал других работников. Переложив выполнение части ваших обязанностей на подчинённых, вы высвободите время для работы над задачами, которые можете решить только вы.
3. Неумение выполнять офисную (канцелярскую) работу. Есть менеджеры, чьи столы пусты, а в ящиках стола лежат бумаги, тщательно разложенные по папкам. К сожалению, таких не много. А есть менеджеры, у которых столы завалены бумагами. Они считают, что это признак большого объёма выполняемых работ.
В реальности, затрачивая незначительное время на регистрацию и упорядоченное хранение документов, можно сэкономить много времени, избавившись от долгих поисков необходимых документов.
4. Проведение ненужных совещаний. Прежде чем собирать совещание, оцените, насколько оно необходимо и стоит ли тратить своё время и время коллег на него. Менеджеры должны всегда помнить, что совещания могут превратиться в поглощающую время привычку. Чтобы этого не произошло, необходимо задать следующие вопросы: зачем собирать совещание, какая у него цель и своевременно ли оно, когда и где будет проводиться совещание, кто должен присутствовать? Очень важно, чтобы участники совещания были проинформированы, какова тема, и получили заранее необходимые документы. Это позволит избежать необдуманных и поспешных решений. Умение эффективно проводить совещания – важный навык эффективного менеджера. Совещание, как и любое другое действие менеджера, должно стоить затраченного на него времени и достигать поставленной перед ним цели.
5. Неумение расставлять приоритеты. Многие менеджеры не умеют этого делать. Даже если менеджер и старается правильно расставлять для себя приоритеты, то часто меняющиеся приоритеты компании могут внести хаос и неразбериху в его работу. Если вдруг изменились приоритеты, то менеджер должен точно знать и понимать причины изменений и уметь доходчиво объяснить это своим подчинённым.
Частая смена в приоритетах работы компаний довольно распространённое явление для рынка Эстонии. Также не секрет, что высшее руководство требует быстрой реализации этих новых приоритетов. В такой ситуации менеджеру важно не растеряться и иметь ясное и чёткое представление о конкретных целях и задачах своего отдела. Также немаловажно суметь донести эту идею до своих подчинённых. Кроме того, менеджер должен уметь поставить перед каждым работником чёткие задачи и проконтролировать их выполнение.
Если вы умеете расставлять приоритеты и экономить время посредством делегирования полномочий, умелого делопроизводства и эффективного проведения совещаний, то вы значительно продвинулись по пути к эффективному управлению.
Не забывайте, что ваше время - ваши деньги.
Autor: Олег Мартынов