• Да, дигитализируемся. Но как конкретно это делать?

    Роман Захаров, специалист по управлению проектами. Фото: Личный архив

    В прошлой статье "Почему 75% проектов по дигитализации проваливаются?", я собрал основные понятия о дигитализации. В этой публикации расскажу, что контректно надо делать, если вы решили дигитализировать свой бизнес.

    Приведу фрагмент из разговора с владельцем предприятия, которое собиралось проводить дигитализацию (60+ сотрудников, оборот 5+ млн евро в год, производство под заказ). Мы беседовали в феврале 2021 года:
    - В декабре мы начали проект по внедрению ERP-системы, к летним отпускам закончим! (ERP-система – система позволяющая централизованно управлять ресурсами и процессами компании – ред.)
    - А какую систему выбрали? Кто будет партнером по внедрению?
    - Еще не знаем. К нам разные ИТ-фирмы приходили - хотели продать свою “лучшую” систему, но я им не верю - они же не понимают нашей специфики.
    - То есть ERP-система еще не выбрана, но срок запуска уже определён?
    - Да, нет смысла тянуть - после отпусков много работы будет.
    - А сколько предприятий вы посетили для ознакомления с различными системами и опытом их внедрения?
    - Похожих на нас компаний нет, поэтому на других смотреть нет смысла - а из конкурентов никто ничего не расскажет.
    - Возможно. А когда у вас было последнее собрание по этому проекту?
    - В декабре. Но потом было много заказов и я попросил руководителя проекта к началу марта подготовить презентацию. Руководителем проекта я назначил старшего менеджера из отдела продаж.
    - Он, видимо, раньше внедрял ERP-проекты или участвовал в них?
    - Нет, но он у нас работает с самого начала. Главное, что он досконально знает нашу технологию, клиентов, сотрудников и сильно мотивирован.
    Нет смысла продолжать пересказ - на все вопросы я получал либо “что, простите?”, либо ответ, который добавлял минусов в судьбу данного проекта. Еще через 10 минут директор помрачнел и сказал “не знаю, как там у других, но у нас всё заработает. И не такое делали”.
    Посетив эту же фирму в начале 2022 года по просьбе того же директора “подсказать, что нам делать дальше”, я увидел, к чему пришла компания за это время:
    •Excel и Outlook - по-прежнему основные рабочие инструменты
    •В ERP-систему вносят данные, но информацию оттуда получает только отдел финансов.
    •Из заявленных 7 модулей системы по факту работает только 4
    •Бюджет на проект закончился еще в августе – после того, как компания уже во второй раз попыталась завершить внедрение системы.
    •Появилась новая система для управления продажами (без интеграции с ERP). Процент успешно завершенных продаж считается в Excel-таблице, а не в CRM- системе.
    •…в коллективе ходит саркастическая шутка про монстра с именем ERPzilla
    Итог: теперь надо проаанализировать ошибки внедрения этой системы и решать – вводить новую или «ремонтировать» эту.
    Реальность такова, что проекты по дигитализации редко успешны на 100% - всегда что-то пойдет нет так. Ниже приведу универсальные правила, которые помогут вам не совершать критичные ошибки при внедрении дигитальных изменений.

    9 критических правил

    1. Зачем нам ERP?
    Если на этот вопрос нет четкого и понятного для сотрудников ответа, то нет и бизнес-проблемы, которую ERP-проект сможет решить.
    Как правило, к основным проблемам относятся: разрозненные данные, туманность цепочки поставок, ограничение роста компании из-за “потолка” процессов, тысячи писем в рабочем почтовом ящике. Приведу еще несколько примеров:
    •специалисты из других компаний видят наши 50 таблиц Еxcel и не хотят идти к нам на работу
    •все отделы вроде бы честно работают, но суммарный результат компании непредсказуем
    •непрозрачные денежные потоки: директор ждёт отчёта из бухгалтерии и работает по финансовым показателям “из прошлого”
    •не понятно, почему один коммерческий проект успешен, а другой нет.
    2. Что надо сделать ДО начала ERP-проекта?
    Определите, из каких действий состоят процессы, как конкретно эти действия исполняются. Назначьте людей, которые отвечают за ключевые данные. Например:
    •руководитель отдела закупок отвечает за регистр поставщиков. Он должен быть централизован, данные логичны, актуальны и целостны.
    •Главный проектировщик отвечает за номенклатуру компонентов, логику их наименования, размерности каждого компонента.
    То есть - закройте все “хвосты” ДО начала масштабного проекта дигитализации.
    3. Партнер по дигитализации должен работать локально, вы должны понимать друг друга.
    В подобных проектах и так много сложностей. Так зачем умножать их на 2, выбирая партнера, который пусть и профессионал, но общаться с которым тяжело.
    4. ERP-система должна подходить вашему бизнесу.
    В противном случае вы будете следующие 10 лет заниматься разработкой космического корабля в открытом космосе - и часто без скафандра. Нет ни одной системы, которая на 100% подойдет именно вашей компании. Но помните - нет ни одной компании, которая на 100% правильно организована и правильно управляется. Поэтому изменения будут с обеих сторон - модифицируйте (минимально) систему и меняйте свои процессы.
    5. Проверьте своего ИТ-партнера.
    Верный способ узнать о методах работы вашего ИТ-партнера: посетить компании, где в последние 1-3 года он внедрял ИТ-системы. Спросите напрямую: как проходил проект и как работает система. Если партнёр никак не может спланировать такие визиты, то, наверное, такой партнер вам не нужен.
    6. Узнайте, какие изменения недавно происходили у ИТ-партнера.
    Смена поколения системы, изменение политики лицензирования, новый руководитель и т.д. Чем лучше вы узнаете, что и у кого покупаете, тем меньше рисков для вас.
    7. Контакт между ИТ-партнером и вашими сотрудниками.
    Если между людьми нет сотрудничества, то проект всё время будет лихорадить из-за межличностных отношений. Как правило, те, кто продают ИТ-решение никогда не занимаются его внедрением. Поэтому на этапе знакомства с потенциальным партнёром добейтесь встречи именно со специалистами по внедрению.
    8. Убедитесь, когда, за что и сколько вам надо будет платить.
    Для “подрастающих” компаний разовая выплата в 20 000 евро в неподходящий момент может быть критичной. Нужно помнить и о расходах после завершения проекта.
    9. Четко определены руководитель проекта и команда.
    В их календарях забронировано время для работы над проектом. Лучше запланировать больше - излишки времени (чего никогда не бывает в ERP-проектах) всегда можно перенаправить другую работу.
    Немного про расходы:
    Как правило, компании, которые за последние 5-10 лет достаточно не инвестировали достаточно ни в бизнес-процессы, ни в инфраструктуру, ни в дигитализацию, достаточно тяжело решаются на новые вложения.
    Владелец морально не готов к застратам на дигитализацию, даже если готов купить оборудование за миллионы.
    Так что перепроверьте себя - вы не ИТ-программу покупаете, а инвестируете в рост своей компании через покупку дигитальных технологий и их внедрение.
    Роман Захаров - специалист по управлению проектами. Имеет 15+ лет разноотраслевого опыта управления бизнес-процессами, проектами по развитию, внедрения LEAN и дигитализации. Провёл десятки проектов по развитию в компаниях в Эстонии, России, Китае, Швеции, Словении, Литве.

    Обучение: Управление проектом - сложное просто!

    Все, что нужно знать для результативной работы с любыми проектами.

    11.05.2022 и 25.05.2022

    Информация и регистрация здесь.

  • Самое читаемое
TextMagic о миллионных убытках: опасения по поводу ухода с биржи слишком драматичны
Хотя убытки TextMagic, котирующейся на альтернативном рынке Таллиннской биржи First North, достигают десятков миллионов евро, руководство фирмы утверждает, что не планирует дилистинг.
Хотя убытки TextMagic, котирующейся на альтернативном рынке Таллиннской биржи First North, достигают десятков миллионов евро, руководство фирмы утверждает, что не планирует дилистинг.
Фондовый управляющий: вернется ли Euribor к 0%?
Сегодняшние прогнозы говорят о том, что инфляция в еврозоне находится под контролем и что шестимесячная процентная ставка по евро, которая в октябре достигла пика почти в 4,2%, продолжит снижаться. Однако мы вряд ли увидим, да и не должны увидеть, что Euribor вернется к 0%, пишет управляющая фондами Swedbank Investeerimisfondid AS Катрин Рахе.
Сегодняшние прогнозы говорят о том, что инфляция в еврозоне находится под контролем и что шестимесячная процентная ставка по евро, которая в октябре достигла пика почти в 4,2%, продолжит снижаться. Однако мы вряд ли увидим, да и не должны увидеть, что Euribor вернется к 0%, пишет управляющая фондами Swedbank Investeerimisfondid AS Катрин Рахе.
Эстонец из Петербурга строит с супругой ресторан высокой кухни в Силламяэ
Дом 1949 года постройки на улице Каяка в Силламяэ, рядом с морем, много лет был заброшен, а сейчас выделяется среди других свежей краской. Супруги Герман и Ирина Венгервельд создают здесь отель и ресторан высокой кухни. «Мы заточены не только на жителей Силламяэ», – говорят они.
Дом 1949 года постройки на улице Каяка в Силламяэ, рядом с морем, много лет был заброшен, а сейчас выделяется среди других свежей краской. Супруги Герман и Ирина Венгервельд создают здесь отель и ресторан высокой кухни. «Мы заточены не только на жителей Силламяэ», – говорят они.